Alle zum vorgesehenen Termin vorliegenden Tagesordnungspunkte werden mit Zeitangabe in die Agenda aufgenommen. So können Sie auch das Ende der Sitzung leichter bestimmen.
Der Sekada-Tipp: Bevor Sie die Agenda versenden, fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, Ihnen bis zu einem gegebenen Termin vor der Besprechung die gewünschten Tagesordnungspunkte zu nennen. Bitten Sie sie auch um eine Zeitangabe, wie lange sie für ihr Thema veranschlagen.
Sinnvoller Aufbau der Agenda
Da alle Sitzungsteilnehmer bereits von dem vereinbarten Termin wissen, reicht es, wenn Sie die Agenda circa vier Tage vor der Besprechung versenden. Für größere Konferenzen ist natürlich ein längerer Vorlauf erforderlich, da die Agenda in der Regel gleichzeitig die Einladung ist.
Ihre Agenda sollte folgende Punkte enthalten:
1. Ort
2. Datum
3. Beginn
4. Ende der Sitzung
Geben Sie immer an, wann die Sitzung voraussichtlich endet, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können.
5. Tagesordnungspunkte – mit Angabe des Namens des jeweiligen Vortragenden/Mitarbeiters
6. Besprechungsdauer des jeweiligen Punktes
7. Ziel
Die Angabe des Ziels findet man selten bis gar nicht auf einer Agenda. Vielmehr sind Dinge zu lesen wie „Durchsprechen des Ablaufs von Projekt xy“. Es wäre sinnvoller, zu ergänzen: „Durchsprechen der Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Projekten – gewünschte Einsparung 15 Prozent der verursachten Kosten.“ So können sich alle Teilnehmer viel besser auf das Thema vorbereiten, eventuell Unterlagen erstellen, und fangen nicht erst bei Beginn der Sitzung mit dem „Denken“ an.
8. Name des Moderators
Der Einladende ist in der Regel der Moderator. Er sorgt für einen effizienten Ablauf der Besprechung.
9. Teilnehmer
Oft fragen Chefs nach, wer denn noch alles kommt.
Verschiedenes – was soll das sein?
Sehr beliebt: der Punkt „Verschiedenes“. Darauf kann sich niemand vorbereiten, da niemand weiß, was sich dahinter verbirgt. Streichen Sie diesen Punkt ersatzlos von der Tagesordnung.