Sie und Ihr Chef können ein Lied davon singen: Ein Meeting jagt das nächste. Die meisten beginnen verspätet und werden dann noch überzogen. Das muss nicht sein. Es sollte zu jeder offiziellen Besprechung eine Agenda verschickt werden, um Ausschweifungen, die nicht zum Thema gehören, zu vermeiden und so die Effektivität zu erhöhen.
Alle zum vorgesehenen Termin vorliegenden Tagesordnungspunkte werden mit Zeitangabe in die Agenda aufgenommen. So können Sie auch das Ende der Besprechung leichter bestimmen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Bevor Sie die Agenda versenden, fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, Ihnen bis zu einem gegebenen Termin vor der Besprechung die gewünschten Tagesordnungspunkte zu nennen. Bitten Sie sie auch um eine Zeitangabe, wie lange sie für ihr Thema veranschlagen.
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Sinnvoller Aufbau der Agenda
Da alle Besprechungsteilnehmer bereits von dem vereinbarten Termin wissen, reicht es, wenn Sie die Agenda circa vier Tage vor der Besprechung versenden. Für größere Konferenzen ist natürlich ein längerer Vorlauf erforderlich, da die Agenda in der Regel gleichzeitig die Einladung ist.
Ihre Agenda sollte folgende Punkte enthalten:
- Ort
- Datum
- Beginn
- Ende der Besprechung (Geben Sie immer an, wann die Sitzung voraussichtlich endet, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können.)
- Tagesordnungspunkte – mit Angabe des Namens des jeweiligen Vortragenden/Mitarbeiters
- Besprechungsdauer des jeweiligen Punktes
- Ziel der Besprechung (Die Angabe des Ziels findet man selten bis gar nicht auf einer Agenda. Vielmehr sind Dinge zu lesen wie „Durchsprechen des Ablaufs von Projekt xy“. Es wäre sinnvoller, zu ergänzen: „Durchsprechen der Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Projekten – gewünschte Einsparung 15 Prozent der verursachten Kosten.“ So können sich alle Teilnehmer viel besser auf das Thema vorbereiten, eventuell Unterlagen erstellen, und fangen nicht erst bei Beginn der Besprechung mit dem „Denken“ an.)
- Name des Moderators (Der Einladende ist in der Regel der Moderator. Er sorgt für einen effizienten Ablauf der Besprechung.)
- Teilnehmer (Oft fragen Chefs nach, wer denn noch alles kommt.)
Verschiedenes – was soll das sein?
Sehr beliebt: der Punkt „Verschiedenes“. Darauf kann sich niemand vorbereiten, da niemand weiß, was sich dahinter verbirgt. Streichen Sie diesen Punkt ersatzlos von der Agenda.
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