Die Konsequenz: Sie können den permanent wachsenden Anforderungen der Arbeitswelt mit mehr Gelassenheit begegnen und gleichzeitig die Effizienz der Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern.
Anhand dieser 3 Fragen geht’s ganz einfach:
Stellen Sie sich vor, es ist Freitagnachmittag und Sie sind gerade dabei, die nächste Woche zu planen. Fertigen Sie zunächst wie gewohnt Ihre To-do-Liste an, vergeben Sie Prioritäten, Termine und planen Sie den Zeitaufwand. Danach schauen Sie sich die einzelnen Wochentage an und gehen die Arbeiten Punkt für Punkt noch einmal durch. Stellen Sie sich bei jeder einzelnen Tätigkeit in Gedanken folgende Fragen:
- Muss sie zu diesem Zeitpunkt erledigt werden oder gibt es einen besseren Termin?
Bisher: Bisher haben Sie morgens direkt die Arbeiten für Ihren Chef er le digt, danach Ihre eigenen Aufgaben. Ihr Chef bearbeitet die von Ihnen vorbereiteten Aufgaben jedoch nie vor 11:00 Uhr.
Optimiert: Erledigen Sie in den ersten ein bis zwei Stunden morgens Ihre Aufgaben, die besonders viel Konzentration erfordern. Morgens sind Sie noch „frisch“ und daher schneller, werden nicht durch Ihren Chef unterbrochen und das Telefon klingelt nicht ganz so häufig. - Ist die Priorität der Aufgabe noch richtig oder sollte sie herauf- oder herabgesetzt werden?
Bisher: Viele Jahre gehörten Telefonate mit Lieferanten zu Ihren wichtigs - ten Aufgaben. Mittlerweile haben Sie einen neuen Chef, der den Fokus auf vertriebliche Angelegenheiten, insbesondere Kundengewinnung, legt. Somit wird er Kundengespräche als besonders wichtig empfinden.
Optimiert: Stellen Sie bei jedem Führungswechsel die jeweiligen Schwerpunkte fest und passen Sie Ihre Arbeitsorganisation dem an. - Könnten Sie einige Aufgaben oder Teile ganz abgeben oder in andere Abteilungen verlegen?
Vor einiger Zeit wurde eine Vertriebsassistentin eingestellt, die die Vertriebs mitarbeiter entlasten soll.
Bisher haben Sie die Reisekostenabrechnung für Ihren Chef sowie für die Vertriebsabteilung erledigt.
Optimiert: Viel effizienter wäre es nun, diese Arbeit an die Vertriebsassistentin zu geben, da sie täglich mit den Mitarbeitern kommuniziert und besser informiert ist. Sie erledigen weiterhin die Reisekostenabrechnung für Ihren Chef und können die Zeitersparnis für andere Aufgaben nutzen.
Auch Ihre Arbeitsplanung unterliegt Routinen. Man gewöhnt sich an einmal vergebene Prioritäten und Reihenfolgen, und sie werden nach einer Weile automatisch immer in derselben Art und Weise angeordnet, ohne dass man sich dessen noch bewusst wäre.
Fazit: Durch das bewusste Hinterfragen von Routinen prüfen Sie regelmäßig, ob Veränderungen in Ihrem Arbeitsumfeld bzw. im Unternehmen auch eine Anpassung Ihrer Arbeitsorganisation bedarf. Allein mit diesen einfachen Fragestellungen können Sie bereits viel Zeit sparen. Auf ein Jahr hochgerechnet, entstehen so Zeitfenster von bis zu 100 Stunden. Das sind 12,5 Arbeitstage, die Sie für wichtige Projekte nutzen können!