Kommt es vor, dass Ihr Chef das Büro verlässt und Sie weder wissen, wo er ist, noch, wann er wieder zurückkommt? Oder macht Ihr Chef selbst Termine aus, und Sie müssen andere dann wieder absagen? Vielleicht ist es Ihnen auch schon passiert, dass Ihr Chef einen Termin ohne Ihr Wissen abgesagt hat und Sie schon alles vorbereitet hatten?
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Motivieren Sie Ihren Chef, Ihnen Termine und Änderungen unverzüglich mitzuteilen
Die Terminorganisation läuft nur dann reibungslos, wenn Ihr Chef Sie jedes Mal informiert, wenn er einen Termin vereinbart, abgesagt oder geändert hat. Unterwegs kann er das telefonisch, per SMS oder per E-Mail tun. Motivieren Sie ihn dazu. Ihr Ziel ist es, im Gehirn Ihres Chefs einen Automatismus wachsen zu lassen: "Termin = Sekretariat."
Dazu gibt es einfache Hilfsmittel:
- Befestigen Sie auf dem Schreibtisch Ihres Chefs einen Zettel mit der Aufschrift "Termine bitte an mich – Sabine Meyer". Kleben Sie ein Foto von sich dazu. Das ist keineswegs albern! Nachrichten mit Bild prägen sich besonders schnell im Gehirn ein.
- Stellen Sie Ihrem Chef ein Kästchen "Termine" ins Büro. Dort legt er einen Zettel mit dem Termin oder Terminwunsch und den dazugehörigen Unterlagen ab.
- Wenn Ihr Chef Humor hat – und das haben die allermeisten Menschen –, "bestrafen" und "belohnen" Sie ihn.
Die besten Argumente, wenn Ihr Chef immer wieder bereits vereinbarte Termine absagt, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch. JETZT KOSTENLOS TESTEN!
Bestrafen: Ihr Chef hat einen Termin nicht weitergegeben. Das macht 1 € ins Sparschwein. Damit sparen Sie eine Pizza für sich und Ihren Chef zusammen. Oder Sie spenden an eine Hilfsorganisation.
Belohnen: Wenn die Terminweitergabe funktioniert hat, bereiten Sie gleich morgens den Lieblingstee Ihres Chefs zu oder legen seine Lieblingskekse zum Kaffee dazu. Ansonsten unterbleiben die Extras.
- Gerade wenn Ihr Chef sehr viele Termine hat, sollten Sie auf einer fünfminütigen Besprechung jeden Tag bestehen. Am besten halten Sie die gleich vormittags ab. Sie sehen zusammen kurz die Tagestermine durch und klären, was sonst noch zu erledigen ist. Terminprobleme fallen Ihnen dann eher auf, und Sie können sie meist noch beheben.
- Legen Sie Ihrem Chef abends als Letztes einen Ausdruck mit den Terminen des nächsten Tages hin, wenn es mit der Besprechung nicht so regelmäßig klappt wie geplant. Er kann Ihnen dann in aller Ruhe noch Kommentare (Bewirtungswünsche, Überschneidungen, Änderungen …) dazuschreiben, und Sie haben das dann morgens als Erstes auf dem Tisch.
Achten Sie darauf, dass alle Termine, die Sie in den Kalender eintragen, die sieben "Ws" erfüllen:
- Wer? (trifft)
- Wen?
- Wann (von – bis)?
- Warum?
- Wer geht noch mit?
- Was ist noch zu tun?
- Wie erreichbar?
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