Sollten auch Sie zu den 34 Prozent gehören, die keinen Zugriff auf Chef-E-Mails haben, versuchen Sie das so schnell wie möglich zu ändern. Nur so sind Sie wirklich informiert, wissen, was los ist, können Prioritäten für sich und Ihren Chef setzen und, und, und!
Viele Chefs mögen es nicht, wenn ihre Mitarbeiterin vollen Zugang auf ihre E-Mails hat. Warum auch immer das so ist – wenn auch Ihr Chef aus seinem Posteingang ein Geheimnis macht, schlagen Sie ihm diese Lösung vor:
Ihr Chef hat zwei E-Mail-Adressen
- Eine in der Form „Sein.Name@Firma.de“ – die nutzt er für die Korrespondenz, die er selbst erledigen will, und für private Dinge.
- Die zweite Adresse ist für die Chef-Korrespondenz, die Sie für ihn erledigen. Sie hat zum Beispiel das Schema „geschaeftsleitung@firma.de“.
So managen Sie die E-Mails in Zukunft für ihn
- Alle Nachrichten, die an die Adresse geschaeftsleitung@Firma.de geschickt werden, bearbeiten Sie zuerst. Ihr Administrator hat es schnell eingerichtet, dass diese E-Mails in Ihrem Posteingang abgelegt werden.
- Wenn Sie diese E-Mails bearbeitet haben, legen Sie sie in einen eigens dafür angelegte Ordner mit Ihrem Namen im Postfach Ihres Chefs mit diesen Unterordnern:
Erledigt: Hier kommen alle E-Mails (bei Bedarf mit Antwort) hinein, die Sie abschließend bearbeitet haben. Manche Chefs brauchen diesen Ordner nicht, sie wollen diese Vorgänge nicht mehr sehen. Andere wollen nur über die wichtigen Dinge informiert werden.
Besprechen Sie mit Ihrem Chef, wie er das handhaben möchte.
Bearbeiten: Hier platzieren Sie die E-Mails, bei denen Sie noch Infos oder Entscheidungen von Ihrem Chef brauchen. Ihre Anmerkungen oder Kommentare für Ihren Chef schreiben Sie direkt in die E-Mails immer an den Anfang. Sie können diesen Text zum Beispiel farbig markieren. Idealerweise schickt er diese über die Funktion „Weiterleiten“ mit seiner Bemerkung dazu an Sie zurück oder legt sie in einen Ordner „Chef“ in Ihrem Postfach.
Ist er kein E-Mail-Typ, können Sie diese E-Mails auch mit ihm besprechen.
Lesen: Hier kommen E-Mails hinein, deren Inhalt Ihr Chef lesen sollte.
Eilig: Vorgänge, die besonders eilig sind, kommen in diesen Ordner.