Im Beitrag "Besprechungen optimieren" gibt Ihnen Das Sekretärinnen Handbuch viele Tipps und Anregungen, wie Sie die Routinetätigkeit "Besprechung organisieren" in Ihrem Sekretariat optimieren können. Ein paar der Empfehlungen habe ich hier für Sie zusammengestellt.
Eine ganz normale Besprechung ...
Terminvereinbarungen und das Organisieren einer Besprechung gehört zu den normalen Sekretariatsaufgaben. Und die meisten Sekretärinnen sind mit diesen Routineaufgaben schon seit Jahren vertraut. Doch Sie wissen aus eigener Erfahrung, dass die vermeintlich einfache Aufgabe sich manchmal ganz schön schwierig gestalten kann.
Warum eine Besprechung im Stehen effektiver ist, verrät Ihnen Das Sekretärinnen Handbuch im Kapitel B25 "Besprechung organisieren" auf Seite 11.
Eigentlich ganz normal: Ihr Chef bittet Sie, so schnell wie möglich eine Besprechung mit einigen Mitarbeitern zu vereinbaren. Und da geht der Schlamassel schon los: Ihr Chef ist in den nächsten zwei Wochen viel unterwegs - es bleiben nur zwei Termine zur Auswahl. Wie sollen Sie da alle unter einen Hut kriegen? Und Konferenzräume sind in Ihrem Unternehmen immer schon knapp gewesen.
Eine Besprechung jagt die nächste
Neben den organisatorischen Herausforderungen und der Zeit, die Sie in diese eigentliche Routineaufgabe investieren müssen, sehen Sie sich der Besprechungs-Manie von Führungskräften gegenüber. Viele Führungskräfte hetzen von Besprechung zu Besprechung und haben kaum Zeit, ihre sich stapelnden Aufgaben abzuarbeiten oder sich mit ihrer Sekretärin über Prioritäten und Projekte abzustimmen.
Die optimale Vorbereitung einer Besprechung
Wenn Sie eine Besprechung organisieren, haben Sie jede Menge Optimierungsmöglichkeiten:
1. Terminvereinbarung
Halten Sie bei vier Teilnehmern mindestens vier alternative Termine für die Besprechung bereit. Wenn Sie nur mit zwei Terminvorschlägen "ins Rennen gehen", stellen Sie in der Regel fest, dass Sie kaum einen Termin finden werden, an dem alle Teilnehmer Zeit haben.
2. Rufen Sie den Wichtigsten zuerst an
Da die wichtigste Person in der Regel die wenigste Zeit hat, sollten Sie die zuerst anrufen. Falls der/die Angesprochene Ihnen nur einen der vier vorgeschlagenen Termine zusagen kann, können Sie sofort nach neuen Terminvorschlägen für die Besprechung suchen. Denn die Wahrscheinlichkeit, dass der einzig verbliebene Termin den anderen Teilnehmern passt, ist sehr gering.
Neun Top-Tipps für eine effektivere Besprechung finden Sie in Das Sekretärinnen Handbuch - Ohne Sekretärin läuft nichts.
3. Erstellen Sie eine Matrix
Überschaubar erstellen Sie die Termine mithilfe einer Matrix. Halten Sie die Matrix bei Ihrem Anruf bereit, um die Felder zu füllen. Markieren Sie mit einem "X" welcher Mitarbeiter zu welchem Termin an der Besprechung teilnehmen könnte.
4. Elektronische Terminplanung
Noch einfacher vereinbaren Sie eine Besprechung mit Microsoft Outlook oder Lotus Organizer. Die elektronischen Kalender suchen den nächsten gemeinsamen freien Termin. Der Nachteil: Die Automatik funktioniert nur, wenn Sie Zugriff auf die elektronischen Terminkalender aller gewünschten Gesprächspartner haben und diese ans Netzwerk angeschlossen sind - und wenn alle ihre Kalender diszipliniert pflegen.