Im Normalfall haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Adressdatenbank, in der Kunden, Geschäftspartner und die besonderen Kontakte Ihres Chefs vermerkt sind. Um Ihre Weihnachtspost-Adressliste mit den Listen anderer Abteilungen für Ihre Weihnachtspostorganisation abgleichen zu können, lassen Sie sich alphabetisch sortierte Ausdrucke erstellen, zum Beispiel von der Verkaufsabteilung, der Buchhaltung und der Marketingabteilung. So sehen Sie am besten, welche Adressen veraltet, aktuell oder eventuell neu hinzugekommen sind.
Haben Sie noch eine Weihnachtspost-Adressliste vom Vorjahr?
Umso besser, denn mit dieser Adressliste haben Sie bereits einen guten Anhaltspunkt, wie viele Karten oder Briefe Sie für Weihnachten benötigen und wer außer den Grüßen ein Weihnachtsgeschenk erhält. Wenn Sie keine Weihnachtspost-Adressliste vom Vorjahr haben, erstellen Sie eine neue Liste immer schon im Hinblick auf die Weihnachtspost des nächsten Jahres. Sie ersparen sich so zukünftig einen großen Teil der Vorarbeiten und laufen nicht Gefahr, Adressen doppelt zu schreiben.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Geben Sie in die neue Weihnachtspost-Adressliste nicht nur die Adressen ein, sondern auch, welche Weihnachtsgeschenke Sie mitgeschickt haben und welche Mitarbeiter die Weihnachtspost mit unterschrieben haben.
Gliedern Sie die Weihnachtspost-Adressliste außerdem in
- Kunden,
- Geschäftspartner,
- Lieferanten,
- Behörden und Institutionen,
- Freunde und Bekannte,
- Vereine.
Diese spezielle Weihnachtspost-Adressliste speichern Sie als Datei in Ihrem PC und können sie so jedes Jahr leicht ergänzen.
Wichtige Punkte bei der Überprüfung der Adressen Ihrer Weihnachtspost-Adressliste
- Streichen Sie Kontakte aus Ihrer Weihnachtspost-Adressliste, die schon seit ein oder zwei Jahren nicht mehr bestehen.
- Fügen Sie Kontakte, die erst seit Kurzem bestehen, in der Adressliste für Ihre Weihnachtspost hinzu.
- Ist der richtige Ansprechpartner vermerkt?
- Sind die Namen aller Ansprechpartner vollständig?
- Ist die Unternehmensform richtig (oder wurde zum Beispiel aus einer GmbH eine AG)?
- Stimmt die Adresse noch oder ist das Unternehmen in der Zwischenzeit umgezogen?
- Prüfen Sie, ob Zweigstellen zu berücksichtigen sind.
- Welche Mitarbeiter haben den engsten Kontakt zu der Firma und sollten deshalb die Weihnachtspost mit unterschreiben?
Mit einer aktuellen Weihnachtspost-Adressliste haben Sie eine gute Basis für Ihre diesjährige Weihnachtspost geschaffen. Und Sie legen gleichzeitig den Grundstein für Ihre Weihnachtspostorganisation im nächsten Jahr.
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