Trotz E-Mail kommen Sie und Ihre Kollegen nicht um die Benutzung eines Faxgeräts herum. Damit verbunden sind für viele Sekretärinnen Störungen durch Kollegen, die ihr Faxgerät benutzen. Sind Sie dann auch genervt?
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Bei Ihnen gehen Faxe für die gesamte Abteilung ein? Dann werden Sie durch das dauernde Piepen gestört, durch Kollegen, die fragen, ob ihr Fax schon da sei.
Lösung: Schaffen Sie ein weiteres Faxgerät für die Abteilung an, mit dem Sie nichts zu schaffen haben und das nicht in Ihrem Büro steht.
Kollegen faxen von „Ihrem“ Faxgerät? Fragen wie „Kommt das mit der Schrift nach oben oder nach unten da rein?“ dürften Ihnen dann nur allzu vertraut sein.
Lösung: Bringen Sie eine Arbeitsanweisung am Faxgerät an. Sollte dennoch jemand fragen, weisen Sie ihn auf die Anweisung hin. Das muss reichen. Solange Sie Rede und Antwort stehen, werden die Kollegen Sie immer wieder fragen. Denn es ist einfacher zu fragen, statt selbst die Arbeitsanweisung am Faxgerät zu lesen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Sollten Sie nach Ihrer kurzen Antwort gefragt werden „Bist du heute schlecht drauf?“, rechtfertigen Sie sich nicht, sondern sagen Sie einfach nur „Ja“. Damit ist die Diskussion zu Ende. Und die Kollegen werden Sie irgendwann nicht mehr mit dummen Fragen behelligen, die sie sich selbst beantworten könnten.
Auch „Ist mein Fax schon da?“ ist eine beliebte Unterbrechungsfrage. Lösung: Weisen Sie Ihre Kollegen darauf hin, dass das ständige Fragen Sie aus der Konzentration reißt. Wenn die auf ein Fax warten, sollen sie aufs Faxgerät schauen beziehungsweise in den Faxeingangskorb. Wenn dort nichts liegt, dürfen die Kollegen davon ausgehen, dass das Fax noch nicht da ist, und kommentarlos wieder gehen.
Viele Kollegen meinen auch, während sie ein Fax verschicken, Sie in ein Gespräch verwickeln zu müssen.
Lösung: Weisen Sie sie freundlich darauf hin, dass Sie versuchen, sich zu konzentrieren, und sich nicht unterhalten möchten. Viele Kollegen reden nur, weil sie meinen, sie seien ansonsten unhöflich. Möglicherweise danken sie Ihnen für den Hinweis, dass sie wortlos faxen können.
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