Viele Sekretärinnen empfinden das Protokollieren als sehr lästig. Während der Zeit in der Besprechung bleibt die eigene Arbeit liegen. Außerdem versteht man manchmal bei dem Fachjargon von Ingenieuren, Betriebswirtschaftlern und Marketing-Leuten oft nur Bahnhof und muss anschließend zusammenhängende Sätze und verständliche Beschlüsse formulieren. Gar nicht so einfach!
DasWort „Protokoll“ klingt, als stamme es aus einer längst vergangenen Zeit. Man denkt an Steno und „Fräulein, zum Diktat!“. Doch das Protokoll ist notwendig und sinnvoll wie eh und je – denn Aufgaben, Termine und Ergebnisse, die in Besprechungen beschlossen werden, müssen festgehalten werden.
Greifen Sie zum Laptop
Ein wenig hat sich aber schon verändert im Vergleich zum „Stenozeitalter“. Heute sollten Sie das Protokoll nicht mehr in Steno oder in krakeliger Schnellschrift aufnehmen. Bringen Sie einen Laptop mit ins Meeting und geben Sie alles direkt dort ein. Das spart viel Zeit und ein Protokoll ist im Handumdrehen fertig.
Das muss Ihr Protokoll enthalten
Ein Protokoll besteht aus:
- Protokollkopf
- Formalen Angaben
- Protokollschluss
Zum Protokollkopf gehören:
- Name des Unternehmens oder der Verwaltung
- Bezeichnung „Protokoll“
- Bezeichnung der Besprechungsgruppe, zum Beispiel „Projektbesprechung Hochregallager“
- Verteiler
Formale Angaben sind:
- Teilnehmer mit besonderen Funktionen, zum Beispiel Vorsitzender, Sitzungsleiter
- Protokollführer (wird mit Namen und Funktion aufgeführt)
- Namen der Teilnehmer ohne Nennung der Funktion
- Wo findet die Sitzung statt? (Zum Beispiel „Raum 2, Standort Degelsdorf“)
- Datum und Wochentag
- Anfangs- und Schlusszeiten
- Tagesordnungspunkte
Zum Protokollschluss gehören:
- Was wurde besprochen beziehungsweise beschlossen?
- Ort und Datum der Erstellung des Protokolls
- Unterschrift des Sitzungsleiters und der Protokollführung
- Anlagen
Achtung: Gestalten Sie Ihr Protokoll so, dass der Protokollschluss noch mit einem Teil des Protokolltextes zusammensteht. Setzen Sie den Schluss nicht allein auf die letzte Seite.
Beachten Sie bitte: Die Protokollsprache ist das Präsens, also die Gegenwartsform.
Beispiel: Herr Meier sagt, er kümmert sich um ...
Beachten Sie auch:
Außer diesen bereits aufgeführten Punkten gibt es auch einige inhaltliche Aspekte, auf die Sie besonders achten sollten:
- Wer lässt das Protokoll schreiben? (Firma, Abteilung, Funktion)
- Wer ist verantwortlich für die sich aus der Besprechung ergebenden Arbeiten?
- Wann sind die Termine, Fristen, zu denen beziehungsweise innerhalb derer die Arbeitsaufträge erledigt sein müssen?
- Wann verlassen Teilnehmer vorzeitig die Sitzung (und haben hinterher angeblich von nichts gewusst)? Das ist manchmal wichtig und wird mit Zeitangabe protokolliert.
- Wann findet die nächste Sitzung statt?
Protokoll Betriebsratssitzung
Protokoll der Sitzung des Betriebsrats
Datum: Dienstag, 25. November 20..
Ort: Standort Berlin, Tagungsraum 2
Dauer: 10:30 Uhr bis 12:15 Uhr
Teilnehmer:
Vera Habicht, Protokollführerin
Sabine Degen
Horst Dummer
Bärbel Ising
Dr. Werner Michels, Sitzungsleiter
Dr. Regine Schwertfeger
Karl Stein
Entschuldigt:
Birgit Ahlers, krank
Verteiler:
Birgit Ahlers
Dr. Werner Richter
Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer
In der Sitzung verteilte Unterlagen:
Zu TOP 2: Lageplan des neuen Fahrradständers neben Tor 1
Zu TOP 4: Ansichtsskizze des neuen Kiosks
Tagesordnung
Von ... bis ... TOP-Nr. TOP
10:30 bis 10:45 Uhr TOP 1 Verlegung der Mittagspause
10:45 bis 11:15 Uhr TOP 2 Standort neuer Fahrradständer
11:15 bis 12:15 Uhr TOP 3 Umbau des Kiosks
TOP 1 Verlegung der Mittagspause
Sabine Degen regt an, dass die Pausenzeiten mehr den individuellen Wünschen der Mitarbeiter angepasst werden. Horst Dummer schlägt vor, die 12-Uhr-Pause auf 11:30 Uhr vorzuverlegen und die gesamte Pausenzeit bis 14:00 Uhr zu verlängern.
Beschluss: Es wird einstimmig beschlossen, die Pausenzeiten auf einen Zeitraum von 11:30 Uhr bis 14 Uhr auszuweiten.
Aktion: Formulierung einer Mitteilung an die Belegschaft über die Änderung der Pausenzeiten.
Wer: Sabine Degen
Termin: 01.12.20..
TOP 2 Standort des neuen Fahrradständers
Karl Stein präsentiert die Umfrageergebnisse der Mitarbeiterbefragung zum neuen Fahrradständerstandort. Demnach haben sich über 80 Prozent der Mitarbeiter für den Standort neben Tor 1 ausgesprochen, 12 Prozent favorisieren den Standort neben Tor 3 und 8 Prozent den an der Vogelstraße. Daraufhin wird der Lageplan von Bärbel Ising überarbeitet.
Beschluss: Es wird bei einer Enthaltung beschlossen, dass der neue Standort des Fahrradständers neben dem Tor 1 sein soll.
Aktion: Formulierung einer Mitteilung an die Belegschaft über den neuen Fahrradständerstandort.
Wer: Karl Stein
Termin: 09.12.20..
TOP 3 Umbau des Kiosks
Bärbel Ising und Sabine Degen stellen eine Ansichtsskizze des neuen Kiosks vor.
Beschluss: Es wird einstimmig beschlossen, dass die Ansichtsskizze als Grundlage für den Kioskumbau dienen soll.
Aktion: Anfertigen des Bauplans.
Wer: Bärbel Ising
Termin: 11.12.20..
Schönbrunn 25.11.20..
Ort Datum
Sitzungsleitung: Dr. Werner Michels
Protokollführerin: Vera Habicht
Dr. Werner Michels Vera Habicht
Anlagen
Überarbeiteter Lageplan des neuen Fahrradständers
Ansichtsskizze des neuen Kiosks