So schreiben Sie Protokolle Formgerecht

Es gibt drei unterschiedliche Protokollformen:

• Das Wortprotokoll gibt eine Besprechung wörtlich wieder.
• Das Verlaufsprotokoll gibt die Entwicklung der Besprechung inhaltlich, aber nicht wörtlich wieder.
• Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll gibt nur die Ergebnisse einer Besprechung wieder. Es wird inder Praxis am häufigsten verfasst, der Ablauf der Besprechung ist aber für einen Außenstehenden nicht nachvollziehbar.
  
  

Achten Sie auf Folgendes, wenn Sie ein Protokoll schreiben:

• Formulieren Sie knapp, aber verständlich. Beschränken Sie sich (außer beim Wortprotokoll) auf das Wesentliche.
• Bleiben Sie in Ihren Formulierungen objektiv und unparteiisch. Lassen Sie niemals Ihre eigene Meinung einfließen.
• Nummerieren Sie die einzelnen Besprechungsabschnitte (TOP 1, TOP 2 usw.)
• Schreiben Sie das Protokoll immer im Präsens (Gegenwartsform). Verwenden Sie die indirekte Rede, und geben Sie Beschlüsse wörtlich wieder.

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Geben Sie Aussagen über Tatsachen im Indikativ (Wirklichkeitsform) und Meinungen von Personen im Konjunktiv (Möglichkeitsform) wieder.

Beispiele:

Herr Müller präsentiert den geplanten Projektablauf. Er sagt, dass das Vorhaben bereits Interesse bei der Presse erweckt hat. (Tatsache)

Frau Sander meint, die Planung des Projektablaufs würde sich in der Realisationsphase sicher nicht so umsetzen lassen. (Meinung)

Mit dieser Checkliste haben Sie alles parat, was unbedingt in Ihrem Protokoll stehen muss:

• Name des Veranstalters
• Thema bzw. Tagesordnung
• Namen der Teilnehmer oder Anwesenheitsliste
• Sind Personen nur zeitweise anwesend, müssen Sie dies vermerken. Oft ist es
• auch notwendig, dass Sie die Namen von eingeladenen Personen, die aber nicht
• erschienen sind, und den Grund Ihrer Abwesenheit angeben.
• Besprechungsleiter
• Protokollführerin
• Referenten
• Tagungsdatum
• Tagungsort
• Tagungsdauer
• Anträge und Beschlüsse
• Unterschriften (Besprechungsleiter und Protokollführer)

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Diese Checkliste können Sie sich im Abonnentenbereich herunterladen.

Schicken Sie allen Teilnehmern eine Kopie des Protokolls. Erhebt ein Teilnehmer Einwände gegen das Protokoll und kann er beweisen, dass etwas falsch wiedergegeben oder unerwähnt blieb, müssen Sie diesen Einwand nachträglich in das Protokoll aufnehmen. Diese Änderung müssen die beiteiligten Teilnehmer gemeinsam beschließen.

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