1. Schritt: Analysieren Sie über einen längeren Zeitraum ganz bewusst die Schriftstücke, die in Ihrem Sekretariat auftauchen, auf ihren Informationsgehalt hin für andere. Welche Unterlagen sind nicht für fremde Augen bestimmt?
2. Schritt: Sammeln Sie in Zukunft Schriftstücke dieser Geheimhaltungsstufe in Ordnern, die Sie in einem verschließbaren Schrank aufbewahren. Wichtig: Denken Sie auch daran, Durchschläge, Kopien und Aktennotizen sicher zu verwahren.
Behandeln Sie vertrauliche Unterlagen in Zukunft so:
1. Lassen Sie entsprechendes Material nie unbeaufsichtigt liegen.
2. Klären Sie auch mit Ihrem Chef ab, welche Unterlagen er Ihnen nicht einfach so auf den Schreibtisch legen sollte, wenn Sie nicht im Büro sind.
3. Vergessen Sie nicht, dass Kopien vertraulicher Unterlagen, die nicht verwertbar sind, weil sie z. B. von schlechter Qualität sind, vernichtet werden müssen. Am besten benutzen Sie dafür einen Reißwolf, den es auch als preiswerte Tischversion gibt.
4. Gehen Sie auf Nummer sicher. Sehr vertrauliche Informationen werden, wenn irgend möglich, dem Adressaten direkt übergeben – entweder persönlich oder durch einen Kurier. Benutzen Sie dazu zwei Umschläge. Auf dem inneren können Sie auf die Vertraulichkeit hinweisen. Der äußere sollte keinen solchen Hinweis enthalten, da sonst Neugierige geradezu animiert werden, den Brief zu öffnen.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihr PC vor dem Zugriff Unbefugter geschützt ist. Fragen Sie Ihren Fachmann um Rat (Passwort, Firewall usw.).