Ihr Unternehmen plant eine Firmenfeier, eine Präsentation oder eine andere wichtige Veranstaltung? Als regelmäßige Leserin von Assistenz & Sekretariat Inside wissen Sie, dass Unternehmensfeiern sich bestens zu Werbezwecken nutzen lassen.
Während die Presseinformation nur ein Thema hat, besteht die Pressemappe aus den unterschiedlichsten Unterlagen, um über die Produkte, die beteiligten Personen und die Unternehmensziele zu informieren. Die Fakten sollten unbedingt stimmen, das heißt nachprüfbar sein, und die Geschichte sollte Interesse wecken.
Folgende Unterlagen gehören in eine Pressemappe:
- Begleitbrief/Deckblatt
- Presseinformation
- Biografien der wichtigsten Personen
- Fotos
- Tabellen mit den wichtigsten Unternehmensdaten
- Vorab-Interviews
- Kopien der Vorträge und Statements
Äußere Form
Eine Pressemappe kann viele Erscheinungsformen haben. Das ist abhängig von der Art der Veranstaltung, die das Unternehmen durchführen möchte.
Eine Werbeagentur wird sicherlich ein verrückteres Layout wählen als ein Unternehmen für Herrenoberbekleidung.
Standard sollte eine Mappe sein, die dezent in Farben und Schriften, um die Glaubwürdigkeit des Unternehmens zu wahren.
Eine Innentasche ist wichtig zum Beispiel für Fotos und/oder Visitenkarten.
Eine schlecht gestaltete und organisierte Pressemappe vermittelt einen nicht-professionellen Eindruck und weckt kein Interesse, sie zu lesen.
Begleitbrief und Deckblatt
Das Deckblatt ist ein Inhaltsverzeichnis für die gesammelten Informationen.
Auf dem beiliegendenden Ablaufplan stehen Angaben zum Ablauf der Veranstaltung.
Nennen Sie in Ihrem Begleitbrief mindestens einen guten Grund, warum die Pressemappe gelesen werden sollte. Erwähnen Sie den wichtigsten Anlass für diese Veranstaltung.
Name, Adresse des Unternehmens, Ansprechpartner mit Durchwahlnummer und bester Erreichbarkeit sollten in Ihrem Begleitschreiben aufgeführt sein.
Biografie
Sie ist dann ein Muss, wenn sich das Thema auf eine konkrete Person oder ein geschichtliches Ereignis bezieht, zum Beispiel ein Jubiläum. In anderen Fällen ist sie nicht unbedingt nötig.
Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Personen werden in der Biografie genannt sein. Beschränken Sie sich aber auf 3. Folgende Punkte sollten angesprochen werden: die Ausbildung, berufliche Entwicklung, Ehrungen, Auszeichnungen und Publikationen der genannten Personen.
Fotos
Klären Sie mit dem Empfänger der Pressemappe ab, in welchem Format Ihre Fotos sein sollen und ob matt oder glänzend. Fragen Sie, ob Sie Fotos auch auf elektronischem Wege liefern können. Enthält die Pressemappe eine Biografie, sollte ein Foto beigefügt oder noch geschickt werden.
Verzichten Sie auf Fotos, wenn sie keine sehr gute Qualität und keinen wirklichen Bezug zum Thema haben. Beschriften Sie die Fotos nicht auf der Rückseite. Legen Sie auf einem gesonderten Zettel eine Legende für Ihre Fotos mit folgenden Angaben an: Inhalt/Motiv, Personen mit Namen und Funktion, Datum, Quelle.
Tabelle mit den wichtigsten Unternehmensdaten
Sie dient dazu, wichtige Informationen über das Unternehmen auf 2 Seiten gebündelt zu präsentieren.
Führen Sie auf diesem Datenblatt auf, wann und von wem das Unternehmen gegründet wurde, wie viele Mitarbeiter dort beschäftigt werden, welche Produkte und Dienstleistungen angeboten werden.
Vorab-Interviews
Das Vorab-Interview ist eine Zusammenstellung von ausgearbeiteten und ausgeschriebenen Fragen und Antworten, mit denen die Journalisten arbeiten und aus denen sie zitieren können.
Diese Fragen könnte Ihnen der zuständige Redakteur zur Beantwortung vorlegen, dann können Sie die Antworten, die später für den Pressetext verwendet werden, in Ruhe formulieren.
Kopien der Vorträge und Statements
Kopien bereits veröffentlichter Artikel (Clips) fügen Sie in Ihre Pressemappe ein.
Geschäftsberichte
Auch Geschäfts- oder Unternehmensberichte gehören in die Pressemappe.
Bauen Sie sich ein Medienarchiv auf
Sowohl Printveröffentlichungen als auch Radio- und TV-Interviews sollten Sie bei weiteren Werbeaktionen zum Vorteil des Unternehmens einsetzen.
Deswegen sollten Sie um einen Mitschnitt von Radio- oder TV-Sendungen bitten und bei den Zeitungen und Magazinen um Belegexemplare.
Legende
Fertigen Sie für Artikel und Fotos eine Legende auf einem Extrablatt an. Damit vermeiden Sie, dass durchscheinende Stifte einen Artikel unleserlich machen.
Notieren Sie das Bildmotiv und den Namen des Fotografen.
Ordnen Sie Ihre Artikel oder Fotos nun nach Datum oder Anlass.
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