Wenn der Worst Case eintritt und Sie zu viele Priorität-1-Aufgaben haben, benötigen Sie einen Notfallplan.
5Tipps, damit Sie alle dringenden Arbeiten garantiert schaffen:
- Bleiben Sie ruhig - Sagen Sie sich immer wieder: Ich werde es schaffen. Bisher habe ich auch alles geschafft. So verhindern Sie, dass der Stress Sie blockiert und Ihre Konzentration leidet.
- Verschieben Sie Aufgaben - Nicht jeder gesetzte Termin muss unter allen Umständen eingehalten werden. Klären Sie mit Ihrem Chef, wo ein späterer Erledigungstermin möglich ist.
- Delegieren Sie - Verteilen Sie Teile Ihrer Arbeit an Kolleginnen oder einen externen Dienstleister. Freiberufliche Sekretärinnen können Sie kurzfristig und zeitlich begrenzt einsetzen. Lassen Sie sich am besten jedes Jahr ein Budget für solche Fälle freistellen.
- Prüfen Sie Aufgabenvolumen - Meistens reicht es bei einigen Aufgaben aus, zunächst einen Teil zu erledigen, damit andere Abteilungen weiter daran arbeiten können. Verschieben Sie die Abschlussarbeit auf später.
- Schirmen Sie sich an - Leiten Sie das Telefon für einige Stunden um und schließen Ihre Bürotür. Das hält Kollegen in Gesprächslaune besser fern. Bitten Sie alle anderen ihre Anliegen auf später zu verschieben.
Bleiben Sie so konsequent wie möglich bei Ihrem Notfallplan. So werden dringende Arbeiten pünktlich fertig.