Bestimmt kommt es auch bei Ihnen immer wieder vor, dass Besprechungen Ihres Chefs länger dauern als geplant und er für Besucher deshalb zum vereinbarten Termin noch nicht gleich Zeit hat. Jetzt sind Sie für das Überbrücken der Wartezeit zuständig.
Das wird NICHT von Ihnen erwartet:
Dass Sie sich mit dem Besucher die ganze Zeit in Ihrem Büro unterhalten müssen. Ausnahme: Ihr Besucher ist eine sehr wichtige Person. In diesem Fall besprechen Sie schon vorab mit Ihrem Chef, wie Sie die Persönlichkeit bei einer eventuellen Wartezeit bei Laune halten sollen, z. B. mit einem gemeinsamen Rundgang durch das Unternehmen.
Führen Sie den Besucher in einen separaten Raum.
Am besten eignet sich dafür ein Besprechungszimmer. Es genügt, wenn Sie ein wenig mit ihm Smalltalk mit ihm betreiben, ihm etwas zu trinken anbieten und eine aktuelle Tageszeitung bereithalten. Informieren Sie den Besucher darüber, wie lange und warum er noch warten muss. So verhindern Sie, dass er allzu ungeduldig wird, und tragen trotz Wartezeit zu einem positiven Bild des Unternehmens bei.
Achtung: Ihr Büro oder das Ihres Chefs sind als Wartezimmer für Besucher tabu. Zu groß ist die Gefahr, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.