Effizientes Arbeiten ist ein wichtiges Karrieretool einer erfolgreichen Sekretärin und Assistentin. Dabei sollten Sie es vor allem beherrschen, Unwichtiges von Wichtigem zu unterscheiden und mit Ihrer Zeit sinnvoll umzugehen. Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, empfiehlt es sich, Ihre Aktivitäten zu strukturieren:
Assistenz & Sekretariat inside - Der neue Trainingsbrief für die effiziente und erfolgreiche Sekretärin und Assistentin
Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement durch schriftliche Tagesziele.
Notieren Sie alle zu erledigenden Aktivitäten, und zwar die gewünschten Ergebnisse und nicht die Aktivitäten selbst, z. B.: stille Stunde eingeführt, Asien-Reise für Herrn Müller organisiert …
Setzen Sie sich schriftliche Wochenziele.
Integrieren Sie Ihre Tagesziele in Ihren Wochenplan. Lassen Sie ausreichend Raum für Unvorhergesehenes. Für ein stimmiges Zeitmanagement überprüfen Sie dann jeden Tag als Erstes, ob Ihre vorbereitete tägliche Aufgabenplanung noch aktuell ist. Passen Sie sie an, wenn sich etwas geändert hat.
Entwickeln Sie einen Aufgaben- und Aktivitätenplan
um umfangreiche Vorhaben in Ihr Zeitmanagement zu integrieren.
Beispiel:
- Aufgabenaktivität/Titel
- Beginn am
- fällig am
- Priorität (hoch =1 bis 2 Tage Zeit; mittel = 1 bis 2 Wochen Zeit; niedrig = 4 Wochen Zeit)
- gemeinsam zu erledigen mit
- aktueller Status
- Notizen und Hinweise zu Dokumenten und Dateien, die mit der Aufgabe verbunden sind
- erledigt (Prozentangabe)
Einer der großen Vorteile eines funktionieren Zeitmanagements:
Sie identifizieren Zeitfresser. Wann konnten Sie mit Ihrer wichtigsten Aufgabe beginnen? Sind Sie dabei gestört worden? Wenn ja, wodurch? Waren diese Unterbrechungen unumgänglich? Welche Wege können Sie in Zukunft finden, unerwünschte Unterbrechungen einzuschränken?
Um Ihr Zeitmanagement einhalten zu können, sollten Sie sich ein Zeitlimit für Ihre Telefonate setzen. Konzentrieren Sie alle wichtigen Telefonate, die Sie führen müssen, auf eine bestimmte Tageszeit.
Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement durch eine stille Stunde.
In dieser Zeit gehen Sie nicht ans Telefon und schließen die Bürotür. Sprechen Sie mit einer Kollegin oder der Telefonzentrale, wann Sie Ihr Telefon am besten umstellen können. Erklären Sie Kollegen und Mitarbeitern, dass Sie jeden Tag, etwa von 14:00 bis 15:00 Uhr, ungestört und damit effizient Ihre wichtigen und schwierigen Aufgaben bearbeiten wollen.
Wechseln Sie den Raum.
Wenn sich Ihr Sekretariat beim besten Willen nicht störungsfrei halten lässt und Sie dadurch keine Chance haben, Ihr Zeitmanagement auch einzuhalten, ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo kein Kollege und kein Telefon Sie erreichen können, z. B. in einen freien Konferenzraum.
Assistenz & Sekretariat inside – Steigende Anforderungen im Sekretariat? So bleiben Sie am Ball!
Bündeln Sie für ein funktionierendes Zeitmanagement generell alle Routinearbeiten
wie Postbearbeitung, Reisebuchungen, Kundenkorrespondenz. Aufgaben, die Sie ohne viel Überlegung bewältigen können, fassen Sie so gut wie möglich zusammen und arbeiten sie in einem Stück ab.
Fertigen Sie für alle immer wiederkehrenden Aufgaben Checklisten an.
Beispiele: Reisevorbereitungen, Weihnachtsfeier, Messe, internationales Meeting usw.
So fertigen Sie eine Checkliste an:
- Tätigkeit auswählen
- Ablauf in Arbeitsetappen und Arbeitsphasen aufteilen
- Zeitlich logische Reihenfolge zusammenstellen
- Aufgabengruppen bilden (Effizienz)