Als Assistentin oder Sekretärin gehört oftmals die Organisation von Presse-konferenzen oder Produktpräsentationen zu Ihrem Aufgabengebiet. Eine Pressekonferenz ist nicht nur das Aushängeschild eines Unternehmens, sondern auch ein bedeutendes PR-Instrument.
Der wichtigste Grundsatz: Jede Pressekonferenz braucht einen konkreten und gewichtigen Anlass. Es müssen schon einschneidende Ereignisse für das Unter-nehmen sein, um eine Pressekonferenz zu rechtfertigen. Geeignet sind Sachverhalte, die neu und erklärungsbedürftig sind oder präsentiert werden müssen, zum Beispiel eine Fusion, ein völlig neuer Produkttyp, ein Standortwechsel o. Ä.
Beachten Sie die folgenden Aspekte, damit Ihre nächste Pressekonferenz erfolgreich wird:
Definieren Sie das Ziel der Pressekonferenz: Was genau wollen Sie mit der Pressekonferenz erreichen? Etwa ein neues Produkt bekannt machen, das Image des Unternehmens steigern, neue Unternehmensstandorte vorstellen …? Wollen Sie die allgemeine Öffentlichkeit, Ihre Kunden und/oder die Fachpresse ansprechen? Danach richtet sich auch die Gruppe der Journalisten, die Sie zur Pressekonferenz einladen wollen.
Erstellen Sie eine Checkliste zur Vorbereitung der Pressekonferenz: Planen Sie für die Vorbereitung mindestens vier bis sechs Wochen ein und arbeiten Sie in dieser Zeit Ihre Checkliste ab. Eine Mustercheckliste finden Sie hier ...
Verschicken Sie die Einladungen zu Ihrer Pressekonferenz an die Journalisten mindestens zwei Wochen vorher (aktuelle Anlässe bilden eine Ausnahme). Die Einladung zur Pressekonferenz umfasst: Anlass, Programm, Ort, Zeit, Anfahrtsskizze, Parkhinweise, Ansprechpartner für Fragen sowie Antwortkarte.
Der Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Fragen Sie am Vortag der Pressekonferenz telefonisch nach, wer teilnimmt. Wählen Sie einen leicht erreichbaren Veranstaltungsort aus. Hierfür bieten sich zum Beispiel unternehmens-eigene Räume oder Seminarräume in Hotels an. Die ideale Tageszeit für eine Pressekonferenz liegt zwischen 10 und 14 Uhr. Sie sollte nicht länger als 1 bis 1,5 Stunden dauern. Maximal zwei Vorträge à 15 Minuten reichen aus. Planen Sie anschließend genügend Zeit für Fragen und Diskussionen ein.
Der Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Ein Moderator kann für den strukturierten Ablauf der Pressekonferenz sorgen. Reichen Sie zum Ausklang einen Imbiss.
Bereiten Sie die Pressekonferenz nach
Sammeln Sie alle Veröffentlichungen über Ihre Veranstaltung. Führen Sie eine Manöverkritik durch und halten Sie deren Ergebnis in einem internen Bericht fest. So vermeiden Sie beim nächsten Mal Fehler
Übrigens: Solche Tipps finden Sie in jeder Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside – dem neuen Trainingsbrief für die effiziente und erfolgreiche Sekretärin und Assistentin. Fordern Sie heute noch 1 Ausgabe kostenlos an! Klicken Sie hier ...