Sind Sie für die Organisation des Weihnachtspostversands in Ihrem Unternehmen verantwortlich? Dann heißt es für Sie, rechtzeitig anzufangen, damit der Stress in der Vorweihnachtszeit Sie nicht plötzlich überrollt. Mit diesem Tipp und unseren Vorschlägen der nächsten Wochen können Sie einen eigenen Plan vorbereiten, den Sie anschließend Punkt für Punkt abarbeiten. Das Gute daran ist, dass Sie durch die frühzeitige Planung später viel Zeit sparen und gleichzeitig Ihre Nerven schonen werden.
Alle Vorschläge finden Sie aber auch schon jetzt in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel W16 "Weihnachtspost-Organisation".
Überlassen Sie den Versand der Geschenke dem Lieferanten
Ganz umgehen können Sie die zusätzliche Arbeit des Versands der Geschenke dadurch, dass Sie ihn komplett von externen Dienstleistern ausführen lassen. Machen Sie Ihrem Chef diesen Vorschlag, wenn sonst der Versand allein an Ihnen hängen bleiben würde. Wenn die Geschenke direkt vom Lieferanten an Ihre Geschäftspartner geschickt werden, wird dies so organisiert, dass Sie eine Liste mit Adressen sowie die bereits von Ihnen vorbereiteten Weihnachtsgrüßen an den Lieferanten senden.
Wie Sie den Geschenkeversand abteilungsübergreifend oragnisieren, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel W16 "Weihnachtspost-Organisation".
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Lieferanten, ob ein solcher Geschenke-Einzelversand möglich ist, was er kostet und – ganz wichtig – bis wann er möglich ist. Bei einigen Versendern ist bereits vor Ende November Annahmeschluss für solche Aufträge.
Schon Geschenkpapier und Versandmaterial bestellt?
Vergessen Sie vor lauter Weihnachtsgrüßen und –geschenken nicht, dass Sie große Mengen Geschenkpapier sowie die entsprechende Menge an Versandmaterialien benötigen. Falls Sie es noch nicht bestellt haben, sollten Sie es jetzt schnellstmöglich nachholen.
Beachten Sie für Weihnachtsgrüße und Geschenke die Postlaufzeiten vor Weihnachten
Versenden Sie Weihnachtsgrüße und Geschenke nicht auf den letzten Drücker. Beachten Sie vor allem bei Sendungen ins Ausland die längeren Lieferzeiten. So gelten für Paketsendungen (Standardlieferungen ohne Express, DHL) folgende Stichtage:
- innerhalb Deutschlands: 8. Dezember
- innerhalb Europas: 3. Dezember
- weltweit: 1. Dezember
Später sollten Sie ihre Geschenke auf keinen Fall zur Post geben!
Um sicherzugehen, dass Ihre Weihnachtsgrüße die Empfänger in Deutschland noch rechtzeitig erreichen, sollten Sie diese spätestens am 12. Dezember bei der Post einliefern. Karten und Briefe ins Ausland versenden Sie in diesem Jahr am besten ab dem 3. Dezember und spätestens am 8. Dezember.
So wecken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Weihnachtspostempfänger
Wenn Sie im größten Rummel vor Weihnachten die Weihnachtspost versenden, trudeln parallel nach und nach auch die Weihnachtsgeschenke und -karten für Sie und Ihren Chef ein. In anderen Büros läuft das genauso ab. Deshalb sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Chef überlegen, vielleicht doch einen anderen (früheren) Termin zu wählen, um Ihre Weihnachtspost zu versenden. Denn dann können Sie davon ausgehen, dass Ihre Weihnachtspost und Ihre Präsente nicht untergehen. Ihnen und Ihrem Unternehmen wird dadurch mehr Aufmerksamkeit geschenkt und Sie werden positiv wahrgenommen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Verschicken Sie Ihre Weihnachtspost bereits zum ersten Advent oder zum Nikolaustag. Und wenn das Budget es hergibt, gibt es zu Beginn des Dezembers einen schönen Adventskalender dazu und zum Nikolaustag natürlich einen Nikolaus. So erhöhen Sie den Aufmerksamkeitsgrad für Ihre Weihnachtspost!
Spenden als Alternative zu Weihnachtsgeschenken
Alternativ zu Weihnachtsgeschenken kann sich Ihr Unternehmen für eine Spende entscheiden. Das ist eine schöne Idee, damit der weihnachtliche Gedanke nicht ganz "unter den Tisch fällt". Organisationen, an die Sie spenden können, gibt es viele. Haben Sie vor Ort eine Organisation, die Sie aus der Presse bereits kennen? Eventuell sind aber auch Kollegen sozial engagiert und können Ihnen einen Tipp für eine Spende geben.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Eine schöne Idee für eine Spende als Weihnachtsgeschenk hat die Andheri-Hilfe in Bonn, die seit Jahrzehnten unter anderem in der Blindenhilfe in Indien und Bangladesch tätig ist. Andheri verkauft so genannte Wertgutscheine. Diese Wertgutscheine gibt es in verschiedenen Preisklassen – ab 20 Euro. So kann dort beispielsweise für 40 Euro bereits eine komplette Augenoperation durchgeführt und ein Blinder geheilt werden. Für 50 Euro erhält eine Familie, die bisher ohne Strom leben muss, eine Solarlampe. Mit Solarlampen wird außerdem die Brandgefahr in den Hütten gebannt und werden Vergiftungen durch Petroleum vermieden. Sie als Spender können sich die Projekte auswählen und erhalten für Ihre Geschäftspartner eine hübsch gestaltete Karte mit Foto und Projektinformationen.
Informieren Sie Ihre Kunden in Ihrer Weihnachtspost über die Spenden
Besprechen Sie mit Ihrem Chef, ob Sie Ihre Kunden über Ihre Spende informieren. So kann Ihr Brieftext für die Weihnachtspost aussehen:
Sehr geehrte Frau Herzog,
ein unbekannter Autor hat einmal gesagt, dass Weihnachten eine Zeit der Stille und Besinnung gewesen sei, bis jemand auf die Idee kam, dass Geschenke sein müssten. Dieser Satz hat uns dazu veranlasst, statt Weihnachtsgeschenken die Organisation … (Namen einsetzen) mit einer Spende zu unterstützen. Diese Organisation hilft … (Projekt einfügen).
Wir wünschen Ihnen Festtage voller Harmonie, für das Jahr 2009
persönlichen und geschäftlichen Erfolg, vor allem aber Gesundheit und Glück!
Eine Alternative oder auch eine Ergänzung ist eine Meldung auf Ihrer Internet-Seite unter der Rubrik "News" oder "Meldungen". Dort können Sie beispielsweise Mitte Dezember eine solche Information veröffentlichen.
Weihnachtsgrüße per E-Mail?
Natürlich wären Sie mit dem Versand der Weihnachtsgrüße schnell fertig, wenn Sie den per E-Mail erledigen könnten. Aber bedenken Sie, dass es auch etwas mit Wertschätzung zu tun hat, wie Sie Ihren Geschäftspartnern Ihre Weihnachtsgrüße zukommen lassen. Und mit einer E-Mail drücken Sie diese Wertschätzung nicht aus.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
Unter Kollegen kann es auch eine E-Mail sein
Wenn Sie in einer Niederlassung eines großen Konzerns arbeiten und einen Kollegen in einer anderen Niederlassung oder im Haus noch eben Weihnachtsgrüße versenden möchten, dann können Sie durchaus den unkonventionellen Weg der E-Mail wählen.
Immer nur einen Empfänger in der Empfängerzeile nennen
Achten Sie darauf, dass nur ein Empfänger in der Empfangszeile Ihrer Weihnachtsgrüße steht und nicht noch zehn weitere Personen. Schreiben Sie deshalb Ihre E-Mail-Adressen in das BCC-Feld, sodass die Empfänger nicht die gesamte Verteilerliste sehen können.
Wie Sie den Weihnachtsgeschenkeversand abteilungsübergreifend organisieren, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel W16 "Weihnachtspost-Organisation".