Rationalisierung bedeutet Fortschritt – auch in Ihrem Sekretariat. Einerseits rationalisieren technische Neuerungen die Arbeitsabläufe. Andererseits können Sie selbst durch eigene Initiativen zur Rationalisierung vor allem von Routinearbeiten beitragen.
Das geht so:
1. Bestimmen Sie Routinearbeiten mit großem Zeitaufwand.
Das sind diejenigen Arbeitsabläufe, die in wiederkehrenden Abständen erledigt werden müssen und viel Zeit kosten. Haben Sie erst einmal erkannt, dass Arbeitsabläufe zu zeitaufwändig sind, ist bereits der erste Schritt getan.
2. Überlegen Sie dann, wie Sie diese zeitraubenden Routinearbeiten rationalisieren können.
Fragen Sie sich ganz ehrlich, ob Sie diese – Ihnen vielleicht lieb gewordene – Aufgabe wirklich selbst erledigen müssen. Eventuell erkennen Sie bei genauerer Betrachtung, dass Ihnen eine Kollegin dabei sehr gut helfen könnte, weil sie bereits ähnliche Arbeiten erledigt.
3. Prüfen Sie, was eigentlich geschieht, wenn nichts geschieht.
So manche Routinearbeit wird eben nur aus Routine erledigt – und nicht, weil sie dringend erforderlich ist.
4. Schöpfen Sie alle technischen Möglichkeiten aus, die Ihnen Ihr PC bietet.
Machen Sie sich mit allen Programmen vertraut, die Ihnen zur Verfügung stehen. Scheuen Sie dabei nicht den „Erstaufwand“, der bei der Datenerfassung der Grundwerte entsteht. Die daraus resultierende schnellere Bearbeitung in der Zukunft gleicht diesen Zeitaufwand spielend leicht wieder aus – ja, mehr als das.
Fazit:
Nehmen Sie Ihre eigenen Arbeitsabläufe immer wieder kritisch unter die Lupe und überlegen Sie, was in welcher Form rationeller bearbeitet werden kann – bevor es andere für Sie tun.