Die Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft GmbH wertete in einer Studie 616 Stellenanzeigen für die Positionen „Sekretärin“ und „Assistentin“ aus und analysierte die Anforderungen der Unternehmen an ihre Mitarbeiterinnen.
Ergebnis vorab:
Ihr Handlungsund vor allem der Gestaltungsspielraum ist enorm gewachsen! Immer schwieriger wird die Abgrenzung der Positionen: Was unterscheidet eine Sekretärin von einer Assistentin? Was eine Assistentin von einer Assistentin der Geschäftsführung? Hier ist vieles im Fluss und offen für Interpretationen. Aber gerade diese Bewegung zeigt, dass Ihre Persönlichkeit im Job immer stärker ins Spiel kommt: Es kommt darauf an, was Sie daraus machen und wie Sie Ihre Spielräume ausnutzen. Hier die Auswertung der Studie im Einzelnen:
1. Klarer Trend: Weg von der Schreibkraft und hin zur eigenverantwortlichen Teamplayerin.
Sekretärinnen, die auf Arbeitsaufträge warten, sind nicht mehr gefragt. Mit Organisationsfähigkeit und Durchsetzungsstärke gestalten Sie ihr Arbeits- und Wirkungsfeld selbstständig. Als Beraterin Ihres Fachbereichs und Ihres Vorgesetzten bereiten Sie Entscheidungen optimal vor und wirken kreativ an Projekten mit.
Fachwissen und Organisationstalent allein reichen nicht aus. In den ausgeschriebenen Stellen wird immer mehr Wert auf Ihre soziale Kompetenz gelegt. Gesucht werden Kommunikationstalent, Teamfähigkeit, selbstständiges Arbeiten und sicheres Auftreten – Anforderungen, die auf Managementfunktionen zutreffen und weit über das klassische Sekretariat hinausgehen.
2. Von der Sekretärin zur Managerin?
Auch wenn immer mehr Managementqualitäten von Ihnen verlangt werden: Das Berufsbild der Sekretärin/ Assistentin wird nicht verschwinden. Unverändert wird in Stellenanzeigen nach „Sekretärinnen“ und „Assistentinnen“ gesucht und nicht nach Managerinnen im allgemeinen Sinne. Nach wie vor gibt es Kompetenzen und Talente, die speziell für Ihren Berufszweig unverzichtbar sind:
- hervorragende PC-Kenntnisse – vor allem der sichere Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Organisationsfähigkeit
- eine „solide Ausbildung“ wie kaufmännische Kenntnisse oder eine abgeschlossene Sekretariatsausbildung als Karrieregrundlage
- souveräner Umgang mit den neuen Medien (Internet & Intranet)
3. Fachkompetenz ist Voraussetzung – soziale Kompetenz enorm wichtig.
Sehen Sie, wie viel Prozent der Unternehmen welchen Anforderungen an eine Sekretärin und Assistentin besondere Bedeutung beimessen:
- Fachkompetenz: 100 %
- Persönliche Kompetenz: 66 %
- Soziale Kompetenz: 80 %
- Äußere Erscheinung: 4 %
- Berufserfahrung: 47 %
Ganz oben auf der Wunschliste der Arbeitgeber stehen außerdem Qualitäten wie Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen. Unerwünscht sind Einzelkämpferinnen: In 46 % aller Anzeigen ist die Sekretärin als Teamplayerin gefragt. Das heißt: Persönliche und soziale Kompetenzen stehen ganz klar im Fokus der Anforderungen.
4. Wichtiger denn je: Kundenorientierung und Servicementalität.
Serviceorientierte Unternehmen setzen alles daran, eine durchgängige Dienstleistungskultur zu schaffen, die aus Kunden begeisterte Partner macht.
Hierbei nimmt die Sekretärin eine Schlüsselrolle ein: Sie stehen nicht nur im direkten Kontakt mit dem Kunden, sondern auch mit verschiedenen Menschen und Schnittstellen im Unternehmen. Dadurch können Sie den Wandel zur Kundenorientierung entscheidend vorantreiben.
5. Flexibilität ist ein Karrierefaktor.
Die meisten Unternehmen erwarten Flexibilität von Ihnen. Denn neue Medien, EDV-Tools und moderne Organisationsstrukturen haben den Arbeitsalltag der Sekretärin umfassend verändert. Die Unternehmen wollen „Macherinnen“, die ihr eigenes Aufgabengebiet selbst gestalten.
6. Gewünscht, aber verschwiegen: selbstverständliche Anforderungen.
Es gibt Kompetenzen, die stillschweigend vorausgesetzt werden. Auch wenn „gutes Deutsch in Wort und Schrift“ und/oder „ein gepflegtes Äußeres“ nur selten in Anzeigen erwähnt werden, legt jeder Arbeitgeber Wert auf diese Merkmale.
Fazit:
Setzen Sie auf Ihre soziale Kompetenz und Teamfähigkeit. Gerade auf diesem Gebiet können Sie punkten. Verbessern Sie das Betriebsklima und die Beziehung zu Kunden durch einfühlsame Kommunikation nachhaltig. Damit steigern Sie die Leistungsfähigkeit und das Ergebnis Ihrer Abteilung. Tragen Sie, wie die anderen Führungskräfte auch, dazu bei, Konflikte im Team zu entschärfen und in positive Bahnen zu lenken. Damit machen Sie sich im Unternehmen unentbehrlich und qualifizieren sich für neue Aufgaben.
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