Stellen Sie sich Folgendes vor:
Die Arbeit für Ihren Chef ist so umfangreich geworden, dass eine zweite Sekretärin für ihn eingestellt werden musste. Das Ziel: Sie und die neue Sekretärin sollen in Zukunft Ihren Chef als erfolgreiches Back-Office-Team unterstützen.
Ihr Chef betont Ihnen gegenüber, dass er sich eine gleichberechtigte Zusammenarbeit und eine sinnvolle Aufteilung der Arbeitsgebiete wünscht. Wie Sie beide das aufteilen, ist ihm egal. Wichtig ist für ihn nur eine effiziente Organisation und eine hohe Arbeitsqualität. Er verlässt sich auf Sie, dass Sie „die Neue“ gut und qualifiziert einarbeiten.
Gehen wir davon aus, dass Sie Ihre neue Kollegin recht sympathisch finden. Sie haben sie mit ausgewählt. In ihrem früheren Job war sie – wie Sie bis jetzt auch – nur für einen Chef zuständig.
Nun ist es Ihre Coaching-Aufgabe, aus Ihnen beiden ein erfolgreiches Team zu machen. Die Zusammenarbeit zwischen Ihnen soll reibungslos verlaufen, Ihr Chef will eine deutliche Entlastung spüren und eine raschere Abwicklung der delegierten Aufgaben sehen.
Keine einfache Problemstellung, die aber jederzeit auf Sie zukommen kann. Es gibt mehrere Lösungsmöglichkeiten, wie Sie ein zufriedenstellendes Ergebnis für alle Beteiligten erreichen können.
Hier 3 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Ziel erreichen können:
Lösungsmöglichkeit 1:
Packen Sie „den Stier bei den Hörnern“, und schreiben Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die für Ihren Chef anfallen. Eine Kopie bekommt Ihre neue Kollegin. Dann kann jede von Ihnen die Aufgaben für sich herausfiltern und aufschreiben, die ihr am meisten Spaß machen und für die sie sich am besten qualifiziert fühlt. Anschließend setzen Sie sich mit Ihrer Kollegin zusammen und entscheiden gleichberechtigt, wer in Zukunft für welchen Bereich zuständig sein soll.
Begründung: Es ist wichtig, dass die neue Kollegin ihre Arbeit gern und motiviert macht. Mit Ihrem Verhalten zeigen Sie, dass Sie ihre Arbeit schätzen und nichts dagegen haben, wenn sie gleichberechtigt mit Ihnen arbeitet. Das wird ihr sicher helfen, sich in ihrem neuen Job schnell wohl zu fühlen.
Lösungsmöglichkeit 2:
Sie können auch den traditionellen Weg gehen. Geben Sie Ihrer neuen Kollegin erst einmal ein paar nützliche Informationen zur Hand: eine Telefonliste aller wichtigen Ansprechpartner innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Stellen Sie ihr einen Plan zur Verfügung, wo welche Ansprechpartner im Haus sitzen. Bei der ersten Vorstellungsrunde vergisst man sehr viel. Und lassen Sie ihr eine grobe Stellenbeschreibung von jedem Kollegen zukommen, damit sie gleich über die Zuständigkeitsbereiche informiert ist. Dann arbeiten Sie sie so schnell wie möglich in alle Aufgabenbereiche ein, bis Sie beide sich optimal ergänzen und gegenseitig unterstützen können.
Begründung: Wenn Sie Ihrer Kollegin helfen, sich schnell einzuarbeiten, beweisen Sie, dass Sie neue Mitarbeiter rasch zu guter Leistung führen können. Und Ihre neue Kollegin beweist, dass sie ihren Job sehr gut macht. Für Ihrer beider Karriere kann das nur von Vorteil sein.
Lösungsmöglichkeit 3:
Sie sind vorsichtig und versuchen, Ihre neue Kollegin erst einmal nicht zu überfordern. Sie schlagen ihr vor, eine gewisse Zeit alle die Aufgaben zu machen, die ihr noch nicht allzu schwer fallen: Ablage, Sortieren der Post, Termine vereinbaren usw. In dieser Zeit kann sie sich langsam damit vertraut machen, worauf Ihr Chef bei seinen Sekretärinnen Wert legt und sich an die schwierigen Aufgaben herantasten, die Sie in der Zwischenzeit noch erledigen.
Begründung: Wenn Sie Ihre neue Kollegin langsam an die spezifischen Anforderungen Ihres Chefs heranführen, ist es für sie leichter, seine Aufträge immer zu seiner Zufriedenheit auszuführen.