Einen Termin für den Chef anzusagen ist gar nicht so einfach. Vor allen Dingen dann, wenn der Chef den Termin eigentlich wahrnehmen könnte, er aber einfach keine Lust hat. Also wird häufig geschwindelt - natürlich am besten so, dass man nicht dabei erwischt wird.
Die Musterbriefe des SekretärinnenBriefeManagers aus dem Kapitel A123 "Absagen für Ihren Chef" liefern viele Formulierungen für eine gelungene Absage - teilweise mit allgemeinen, teilweise mit konkreten Begründungen für das Nichterscheinen.
So gelingt Ihre Absage
Dass es nicht einfach ist, einen vereinbarten Termin zu stornieren, ist klar. Die Gründe für die Absage sind sehr unterschiedlich: Einmal ist wirklich etwas Unvorhergesehenes dazwischengekommen, einmal fällt dem Chef kurzfristig ein, dass er einfach keine Lust hat. In jedem Fall sind Sie es, die die Absage formulieren muss. Da Terminplanung ohnehin sehr zeitintensiv ist, sollten Sie nicht unnötige Zeit mit dem Verfassen einer höflichen und passenden Absage verbringen.
Warum man eine Absage besser nicht telefonisch machen sollte
Zwar können Sie die Absage einer Einladung auch am Telefon überbringen. Doch im Zeitalter der modernen und schnellen Medien zeigt ein Brief dem Empfänger, wie viel Bedeutung Sie der Einladung trotz der Absage beimessen. Deshalb ist eine schriftliche Absage empfehlenswert, wenn Sie die gute Beziehung zum Einladenden nicht durch Ihre Absage gefährden möchten.
Absage per Brief oder per E-Mail?
Wenn Sie regelmäßigen E-Mail-Kontakt zum Empfänger pflegen, können Sie eine "normale" Absage (zum Beispiel Einladungen zu einem regelmäßigen Geschäftstermin) per E-Mail versenden. Sagen Sie hingegen Einladungen zum Tag der offenen Tür, zur Geschäftseröffnung oder Ähnlichem ab, empfehlen wir, für Ihre Absage die Briefform zu wählen. Denn mit dieser Absage ist meist eine Gratulation verbunden - per E-Mail würde dies beiläufig erscheinen.
Besteht bislang kein E-Mail-Kontakt, ist eine Absage nicht die geeignete Gelegenheit, um damit anzufangen. Auch wenn es sich einen sehr frischen Geschäftskontakt handelt, sollten Sie lieber zum Brief greifen.
Keine Sonderregelung für eine Absage per E-Mail
Vermeiden Sie bei der elektronischen Absage jede Art von Flapsigkeit. Formulierungen wie "Sorry" oder "Schade eigentlich" würden Sie in einer Absage per Brief auch nicht verwenden.
Vorsicht bei Nennung eines Grundes in Ihrer Absage
Nennen Sie nur dann einen konkreten Grund für Ihre Absage, wenn es sich um einen wirklich triftigen Grund handelt, dessen Wichtigkeit der Empfänger nachvollziehen kann. Hält er Ihre Absage für unangemessen, wird Ihr Brief einen schalen Nachgeschmack hinterlassen.
Wenn Sie den konkreten Grund für Ihre Absage nicht nennen möchten
Sollte der Grund für die Absage Unlust sein oder dass der andere Termin nicht wirklich wichtiger ist, sondern nur mehr Spaß macht, ist Ihr Feingefühl gefragt.
Die folgenden Formulierungen für Ihre Absage haben sich bewährt, wenn Sie keinen konkreten Grund nennen möchten:
- Mein Terminkalender macht mir an diesem Tag einen Strich durch die Rechnung.
- Ich bin an diesem Tag Opfer meines Terminkalenders.
- Ausgerechnet an diesem Tag habe ich einen Termin, der sich nicht verschieben lässt.
Eine Checkliste was Sie rund um Ihre Absage beachten sollten, finden Sie im SekretärinnenBriefeManager im Kapitel A123 "Absagen für Ihren Chef" auf Seite 5.
Dürfen Sie in Ihrer Absage "leider" sagen?
Wenn es Ihnen ehrlich leid tut, können Sie "leider" sagen. Und gerade bei der Absage eines Termins werden Sie ohne "leider" nicht zurechtkommen, wenn Sie Ihr angemessenes Bedauern über die Absage zum Ausdruck bringen möchten. Wenn "leider" passt, können Sie es getrost in Ihrer Absage verwenden.