Was heißt „gut organisiert“ eigentlich? Gute Organisation schenkt Ihnen beruflich und privat die Gelassenheit, die Sie brauchen, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Testen Sie mit dem Assistenz-&-Sekretariat-Inside-Praxis-Test, ob Sie gut organisiert sind oder welche Bereiche es zu verbessern gilt.
1. Im letzten Monat ist mir eine wichtige Unterlage oder Notiz verloren gegangen.
2. Wichtige Arbeiten erledige ich regelmäßig zu Hause.
3. Ich erledige Aufgaben erst in letzter Sekunde unter großem Termindruck.
4. Ich werde von meinem Chef oder von Kollegen oft an die Erledigung wichtiger Arbeiten erinnert.
5. Auf meinem Schreibtisch liegen Unterlagen, die ich seit einer Woche und länger nicht mehr benutzt habe.
6. Ich werde durch Besucher und Telefonate häufig in meiner Konzentration gestört.
7. Ich erhalte von Kollegen keine konkreten Informationen und muss mehrmals nachfragen, wie genau der Stand der Dinge ist.
8. Zeitschriften und Artikel stapeln sich auf meinem Schreibtisch, weil mir die nötige Zeit zum Lesen fehlt.
9. Ich haben zu wenig Zeit für strategische und planerische Dinge, weil ich den Großteil meiner Zeit für das Tagesgeschäft verwende.
10. Ich habe morgens meine Prioritäten für den bevorstehenden Arbeitstag festgelegt.
11. Ich halte diese Prioritäten konsequent ein und habe abends alles erledigt.
12. Ich tausche mich regelmäßig mit meinem Vorgesetzten und Mitarbeitern aus.
13. Ich kontrolliere, ob delegierte Aufgaben erledigt sind.
14. Ich weiß genau, wo ich welche Unterlagen abgelegt habe.
Punktezahl der Fragen 1 bis 9: Ja-Antwort: 0 Punkte Nein-Antwort: 10 Punkte
Punktezahl der Fragen 10 bis 14: Ja-Antwort: 10 Punkte Nein-Antwort: 0 Punkte
Auswertung:
Über 100 Punkte:
Sie sind optimal organisiert. Schauen Sie sich den Punkt genau an, bei denen Sie „falsch“ geantwortet haben und arbeiten Sie an der Verbesserung. Sie werden auch diesen Punkt bald positiv umgesetzt haben.
60 bis 100 Punkte:
Ihre Organisation ist verbesserungsbedürftig. Ihre Arbeitsleistung können Sie beruflich und privat optimieren, wenn Sie sich die kritischen Punkte der Reihe nach vornehmen. Fassen Sie Defizite in den gleichen Bereichen zusammen. Wenn Sie zum Beispiel immer wieder Probleme mit der Einhaltung von Terminen haben und feststellen, dass Sie Arbeiten immer auf den „letzten Drücker“ erledigen. In diesem Fall bewährt es sich, wichtige termingebundene Arbeiten für einen festen Tag einzuplanen. Lassen Sie sich nicht ablenken, und trösten Sie sich nicht damit, dass auch morgen noch ein Tag sei. Sie werden feststellen, wie viel Stress Ihnen erspart bleibt, wenn Sie Ihre Arbeiten immer rechtzeitig fertig haben.
Unter 60 Punkten:
Es ist viel zu tun. Nehmen Sie sich einen Bereich nach dem anderen systematisch vor. Überlegen Sie sich für je- den Bereich eine Strategie zur besseren Organisation. Schreiben Sie sich die einzelnen Minuspunkte auf, und notieren Sie dahinter, wie hier Abhilfe zu schaffen sei. Nehmen Sie sich Punkt für Punkt vor, und gehen Sie erst dann zum nächsten, wenn Sie einen im Griff haben. Nehmen Sie sich diese Liste immer wieder vor, und schauen Sie nach, ob Sie mit der Verbesserung zufrieden sind. Optimal ist es dann, wenn Sie ohne Probleme in den zuvor defizitären Bereichen bleiben.
Fazit:
Stellen Sie fest, in welchen Bereichen Sie Optimierungsbedarf haben, und gehen Sie diese Punkte Schritt für Schritt an, indem Sie konkrete Optimierungsziele festlegen. Zum Beispiel: An jedem letzten Arbeitstag der Woche nehme ich mir die Zeit, nach der Mittagspause die wichtigsten Artikel und Fachpublikationen zu lesen. Oder: Ich werde mir eine Terminliste mit festen Rückspracheterminen für delegierte Aufgaben anlegen, damit ich diese Termine nicht vergesse.