Den meisten Menschen, die in einem Büro arbeiten, ist bewusst, dass eine gute Organisation die Arbeitseffektivität fördert. So wissen auch Sie als Sekretärin, dass mangelnde Ordnung und Übersicht regelrechte Zeitkiller sein können.
Fühlen Sie sich selbst auf den Zahn, und finden Sie mit unserem Test heraus, wie gut Sie organisiert sind und wo Sie noch Verbesserungsbedarf haben:
1. Während eines normalen Arbeitstages ist der größte Teil meiner Schreibtischoberfläche mit Unterlagen und Papier bedeckt.
2. Wenn ich nicht im Büro bin, ist es für Dritte ein Leichtes, Einblick in vertrauliche Unterlagen zu bekommen – weil sie entweder auf meinem Tisch liegen oder im Schrank, der nicht verschlossen ist.
3. Zum Ende eines jeden Arbeitstages nehme ich mir ein paar Minuten Zeit, um meinen Schreibtisch aufzuräumen und mich für den nächsten Tag zu organisieren. So kann ich am nächsten Morgen sofort mit meiner Arbeit anfangen.
4. Einige meiner Kolleginnen und Kollegen, aber auch mein Chef legen schon mal eine Unterlage auf meinen Stuhl, um sicherzugehen, dass ich sie sehe.
5. Auf meinem Schreibtisch liegt kein einziger Stapel mit Unterlagen, Zeitschriften oder Ähnlichem.
6. Die aktuellen Vorgänge, an denen ich arbeite, liegen immer ganz oben.
7. Ich unterbreche meine Arbeit gelegentlich, um eingegangene E-Mails zu lesen.
8. Der Eingangs-Postkorb befindet sich auf meinem Schreibtisch, so dass ich mit einem Blick erkennen kann, ob jemand etwas reingelegt hat.
9. Ich benutze einen Tagesplaner oder zumindest einen Block, in den ich meine Tagesaktivitäten und Aufgaben eintrage.
10. Wenn jemand etwas in meinen Eingangskorb gelegt hat, unterbreche ich meine Arbeit und schaue es mir sofort an. Nur so kann ich sicherstellen, dass nichts Dringendes unnötig lange liegen bleibt.
11. Mindestens 10 Minuten des Tages verbringe ich damit, nach Unterlagen oder Zetteln zu suchen.
12. Wenn ich morgens zur Arbeit komme, kenne ich meine Prioritäten genau – abgesehen natürlich von Unvorhersehbarem.
13. Ich mache mindestens einmal im Jahr klar Schiff in meiner Ablage und trenne mich von Unterlagen, die ich nicht mehr benötige.
14. Ich setze mir kurz- und mittelfristige Ziele und bewerte meine Tagesaktivitäten, um sicherzustellen, dass meine täglichen Aktivitäten meinen Zielen entsprechen.
15. Auf meinem Schreibtisch befindet sich mindestens eine Unterlage beziehungsweise Schreibtischzubehör, die/das ich in der vergangenen Woche nicht ein einziges Mal benutzt habe.
So errechnet sich die erreichte Punktzahl
Geben Sie sich jeweils 5 Punkte, wenn Sie auf die Aussagen 1, 4, 6, 7, 8, 10, 11 und 15 mit „stimmt nicht“ geantwortet haben. Geben Sie sich jeweils 5 Punkte, wenn Sie auf die Aussagen 2, 3, 5, 9, 12, 13 und 14 mit „stimmt“ geantwortet haben. Addieren Sie Ihre Punktzahlen.
Auswertung
Wenn Sie 60 bis 75 Punkte erlangt haben,
herzlichen Glückwunsch! Sie sind in Ihrem Büro wahrscheinlich für Ihre Ordnung bekannt. Sie haben konkrete Vorstellungen davon, wie man sich am besten organisiert, und folgen diesen auch. Sie arbeiten sehr übersichtlich und effektiv.
Wenn Sie 35 bis 55 Punkte erlangt haben,
dann sind Sie so organisiert wie die meisten anderen Menschen auch. Das bedeutet: Sie sind gelegentlich nicht ganz so gut organisiert – häufig dann, wenn Sie besonders viel zu tun haben. Doch Sie wissen selbst, je mehr Sie zu tun haben, desto wichtiger ist es, dass Sie sich die Zeit für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement nehmen. Schauen Sie sich die Fragen noch einmal an, für die Sie keine Punkte bekommen haben. Überlegen Sie, ob Sie neue Strategien entwickeln können, die Ihnen helfen, mehr Übersicht in Ihre Arbeit zu bringen – vor allen Dingen dann, wenn es mal wieder heiß hergeht.
Wenn Sie 0 bis 30 Punkte erlangt haben,
sieht Ihr Schreibtisch vermutlich so aus, als wenn eine Bombe darauf eingeschlagen wäre. Sie haben sich wahrscheinlich ein eigenes System ausgeklügelt, damit Sie wissen, was sich wo befindet – meistens zumindest. Aber wahrscheinlich werden Sie jeden Tag immer mal wieder etwas suchen, was Sie verlegt haben. Ihre gesamte Art zu arbeiten geht zu Lasten Ihrer Effektivität. Sie verlieren jeden Tag unnötig Zeit. Beschließen Sie noch heute, Ihren Arbeitsstil zu ändern, und bringen Sie mehr Übersicht und Ordnung in Ihr Arbeitsleben.
Hier die 5 wichtigsten Tipps, die Sie sofort umsetzen sollten:
- Räumen Sie sofort Ihren Schreibtisch auf.
- Alle Unterlagen, die Sie heute nicht benötigen, verschwinden sofort von Ihrem Tisch. Denken Sie daran: Es gibt Mappen, Wiedervorlagen und Ordner, in denen man Unterlagen zwischenlagern kann – tun Sie es!
- Zwingen Sie sich, bei der nächsten Versuchung, Ihre Arbeit beispielsweise wegen einer eingehenden E-Mail zu unterbrechen, weiterzuarbeiten.
- Widerstehen Sie ebenfalls dem Drang, spontan Arbeiten liegen zu lassen und sich einer neuen Aufgabe zu widmen.
- Schreiben Sie morgens oder schon am Vorabend auf, welche Arbeiten Sie zu erledigen haben.
Wenn Sie diese wenigen Tipps berücksichtigen, werden Sie staunen, wie viel übersichtlicher Sie zu arbeiten in der Lage sind.
Sie werden weniger unter Zeitdruck geraten – Ihre Arbeit wird Ihnen weniger belastend vorkommen.
Viel Spaß bei dieser neuen Erfahrung!