Wie Sie Ihre Postbearbeitung optimieren
Manchmal reicht es, eine Aufgabe nur zwei Tage aufzuschieben, um danach vor einem kaum zu bewältigenden Ausmaß zu stehen. So zum Beispiel bei der Postbearbeitung. Doch anstatt das ungeliebte Sortieren ständig aufzuschieben, ist es sinnvoll, eine organisierte Routine zu etablieren, mit der Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven sparen.
Tipps: So bearbeiten Sie Post schnell und effektiv
Die Post zu bearbeiten in eine Routineaufgabe im Büro. Doch gerade bei solchen Routineaufgaben müssen Sie aufpassen. Sie bergen viel Potenzial zur Effizienzsteigerung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie diese Arbeit schon seit Jahren auf die ein und selbe Weise verrichten. Manche Arbeitsschritte sind so stark eingefahren, dass deren Ineffektivität gar nicht mehr auffällt. Das gilt es, aufzudecken und zu optimieren. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.
Erledigen Sie die Post in einem Block
Ein Tipp zur Steigerung der Effizienz ist, die Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung in einem Block zu erledigen.
Manche Office Manager handhaben es so, dass sie zwischendurch immer wieder mal Briefe aufgeben. In Wirklichkeit verlieren Sie dadurch nur Zeit. Anstatt eine halbe Stunde bis zum nächsten Brief zu warten, erledigen Sie alles sofort. Wenn Sie sich für einen bestimmten Zeitraum nur auf eine Aufgabe konzentrieren, schaffen Sie es, deutlich effizienter zu sein.
Hierzu gehört auch, alles griffbereit zu haben. Wenn Sie die Post jeden Tag aus neue Weise organisieren müssen, verlieren Sie wiederum wertvolle Zeit.
Halten Sie sich am besten eine Schublade frei, in der Sie alle benötigten Materialien sammeln. Wählen Sie dafür keine allzu weit entfernte Lade. Gut ist, wenn sie sich in Griffweite befindet. Jedes Mal zum Schrank zu laufen, um bestimmte Utensilien daraus hervorzuholen, wirkt sich negativ auf das Zeitmanagement aus.
Gute Ausstattung
Essenziell für den Umgang mit Post ist, dass die zugehörige Schublade gut ausgestattet ist. Halten Sie unbedingt Umschläge in diversen Formaten bereit. Wenn Erfahrungswerte zeigen, dass Sie ein bestimmtes Format nicht benötigen, können Sie es weglassen. Jedoch ist nichts verkehrt daran, auf Nummer sicher zu gehen, da Ausnahmen immer vorkommen können. Des Weiteren ist Briefpapier unverzichtbar. Lagern Sie so viel davon, wie es der Platz zulässt.
Mindestens aber so viel, dass Sie eine durchschnittliche Menge von Post in einem Zug schaffen, ohne Neues zu holen. Auch Kurzbriefformulare sowie Verpackungsklebeband erweisen sich immer wieder als äußerst nützlich. Alternativ zum Klebeband können Sie einen Klebestift verwenden. Gut geeignet ist er insbesondere, um den Brief sauber und ohne Rückstände zu verkleben. Halten Sie unbedingt eine Schere griffbereit. Denn es kommt immer wieder vor, dass Sie etwas zurechtschneiden müssen. Unverzichtbar sind natürlich Briefmarken und Etiketten. Auch davon empfiehlt es sich, so viele wie möglich griffbereit zu haben.
Passen Sie bei den Briefmarken auf, dass Sie in die benötigten Wertigkeiten gestaffelt sind. Andernfalls müssen Sie sich neue zulegen oder in Kauf nehmen, mehr zu bezahlen als gefordert. Wenn Sie täglich mit vielen Briefen zu tun haben, ist ein Befeuchtungsschwamm sehr ratsam. Wichtig ist, dass er seine Feuchtigkeit während des gesamten Bearbeitungsprozesses behält.
Je nachdem, ob Sie mit besonderen Sendungsvermerken zu tun haben oder nicht, sind entsprechende Aufkleber sehr hilfreich. Halten Sie diese auf Vorrat in der Schublade. Zudem kann es sinnvoll sein, Briefe vor dem Abschicken abzuwiegen. Das ist gerade dann sehr ratsam, wenn Sie mit verschiedenen Formaten arbeiten und Frankierungsfehler vermeiden möchten. Platzieren Sie im Zuge dessen auch eine Tabelle mit aktuellen Postgebühren in der Lade. Nutzen Sie zuletzt, um nicht jeden Brief einzeln zu beschriften, einen Absenderstempel.
Vorarbeit für eine effiziente Postbearbeitung
Eine große Hilfe bei der Postbearbeitung kann eine Vorsortierung der Post sein. Dabei ist es zum Beispiel wichtig, dass Werbung oder andere unwichtige Nachrichten sofort in den Müllkorb wandern. Bei manchen Eingängen ist es zudem möglich, dass Sie als Sekretärin selbst antworten oder entsprechende Maßnahmen setzen, über die Sie den Empfänger informieren.
Falls es sich um besonders wichtige Nachrichten handeln sollte, ist es wichtig, dass Sie die zuständigen Personen darüber schnellstmöglich informieren.
Falls längere Berichte eintreffen, lohnt es sich, eine Zusammenfassung zu erstellen. Diese können Sie im Folgenden abarbeiten.
Sollte im Posteingang eine Antwort auf ein Schreiben eintreffen, sollten Sie eine Kopie des Schreibens für eine spätere Bearbeitung anheften. Sobald diese Vorbereitung abgeschlossen ist, können Sie mit der vorsortierten Post zum jeweiligen Empfänger ins Büro gehen.
Grundlegende Kompetenzen
Sie sehen also, dass von Ihnen grundlegende Kompetenzen gefordert werden. Das sind zum einen PC-Kenntnisse sowie die Fähigkeit, allgemeine Assistenz-Aufgaben auch selbstständig zu erledigen.
Wenn ein Gleichgewicht zwischen diesen Faktoren herrscht, ist auch eine effiziente Bearbeitung von Post kein Problem mehr. Was Ihnen in diesem Teilbereich besonders zugute kommt, ist das Organisationstalent. Es ist nicht immer einfach, die täglichen Aufgaben zu durchblicken. Umso mehr Spielraum verschaffen Sie sich, wenn Sie die Dinge sinnvoll organisieren. Schauen Sie sich hierzu Ihr Tagespensum an.
Wahrscheinlich merken Sie sofort, welchen Aufgaben mehr Priorität zukommt und welchen weniger. Ist es beispielsweise besonders wichtig, die Post zu bearbeiten, schieben Sie es nicht auf, sondern erledigen es in einem Zug. Selbst wenn es sich dabei um eine unliebsame Aufgabe handelt. Durch die Abarbeitung schaffen Sie Platz und Motivation für alle folgenden Arbeiten.
Legen Sie viel Wert darauf, alle benötigten Dinge griffbereit zu haben. Ob Sie sie in eine Schublade oder in ein Regal legen, spielt letztendlich keine Rolle. Wichtig ist, dass Sie alles im entscheidenden Moment parat haben.
Beachten Sie hierbei, dass die Bearbeitung der Post kein aus der Gesamtheit exkludierter Prozess ist. Viel eher handelt es sich um Aufgaben, die einen wichtigen Stellenwert im Ablauf einnehmen. Daher schaden Sie nicht nur Ihrer eigenen Organisation, wenn Sie es aufschieben. Auch andere Arbeitsprozesse können darunter leiden. Letztlich handelt es sich hier um einen einmaligen Organisationsaufwand. Die Beschaffung der Dinge müssen Sie nicht ständig wiederholen, außer natürlich bei Verschleißmaterial. Sie gewinnen bei jeder einzelnen Postbearbeitung viel Zeit, indem Sie am Anfang etwas mehr investieren. Anders ist der Postbearbeitungsprozess in wenigen Minuten wahrscheinlich nicht zu schaffen.