Organisation im Sekretariat: So führen Sie eine übersichtliche Ablage
Als Sekretärin gehört es zu Ihren Kernkompetenzen, Informationen schnell griffbereit zu haben – und das nicht nur für Ihren eigenen Arbeitsbereich, sondern auch für Ihren Chef und die Kollegen.
Sie leisten mit einer transparenten und optimal strukturierten Ablage einen wichtigen Beitrag dazu, dass Sie Vorgänge effizient verwalten und alle notwendigen Informationen schnell zur Verfügung haben. Beachten Sie die folgenden vier Ablageprinzipien – und Sie haben alles im Griff!
1. Organisationstipp: Legen Sie den Ablageort fest
- Legen Sie sowohl bei der Papier- als auch bei der PC-Ablage genau fest, wo welches Dokument abgelegt werden soll.
- Je eindeutiger Sie den Ort bestimmen, desto besser können Sie, Ihr Chef und Ihre Kollegen Dokumente zuordnen und wiederfinden.
2. Organisationstipp: Legen Sie den firmeninternen Ablagewert fest
- Viele Dokumente unterliegen keiner bestimmten Aufbewahrungsfrist und verlieren irgendwann ihren Wert.
- Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Anschreiben, mit denen Sie Unterlagen verschicken.
- Entsorgen Sie wertlos gewordene Dokumente.
3. Organisationstipp: Legen Sie die Ablageart fest
Diese drei Ablagearten gibt es:
- in Papierform
- als Dokument/Datei im PC auf dem Desktop oder dem Server
- als E-Mail-Ablage in Outlook/Notes oder Ähnlichem
Idealerweise beschränken Sie sich auf zwei Ablagearten:
- Papier und Dokument beziehungsweise Datei im PC.
Diese beiden Ablagearten sind dann auf die gleiche Art und Weise strukturiert. Das bedeutet, dass Sie keine getrennte E-Mail-Ablage haben, sondern eine E-Mail direkt dem betreffenden Vorgang zuordnen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp:
Auch wenn Ihnen das ungewohnt erscheint:
- Ziehen Sie E-Mails nicht mehr in Unterordner in Ihrem E-Mail-Programm, sondern speichern Sie die in Ihrer elektronischen Ablage ab.
- Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf „Speichern unter“.
- Legen Sie sie wie die anderen Dokumente auch in Ihrer elektronischen Ablage auf dem Server ab.
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