Viele Sekretariate sind so organisiert, dass der Chef am Schreibtisch der Sekretärin vorbeigehen muss, um das Büo zu verlassen. Nicht selten legt er ihr beim Hinausgehen ganz nebenbei eine Unterlage auf den Tisch. Er ist sie los, und seine Sekretärin hat die Arbeit.
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Die Gefahr besteht vielleicht auch in Ihrem Sekretariat: Oft sind Sie so in Ihre Arbeit vertieft, dass Sie erst später bemerken, dass zusätzliche Arbeit in Ihrem Sekretariat „gelandet“ ist. Oder Sie wissen noch gar nichts davon und sind umso erstaunter, wenn Ihr Chef am nächsten Tag fragt, ob der Vorgang XY schon fertig sei. Da die Bearbeitung nun eilt, müssen Sie sofort damit beginnen und verlassen das Sekretariat eventuell wieder eine oder auch mehrere Stunden nach Ihrem eigentlichen Feierabend.
Ähnlich unangenehm ist es, wenn Sie allzu großzügig Kolleginnen und Mitarbeiter dazu ermuntern, Unterlagen einfach in Ihrem Sekretariat abzulegen. Dies geschieht meistens vor dem Hintergrund dessen, dass Sie die Störung so gering wie möglich halten möchten: Also wird mit einem kurzen Kopfnicken, einem Handzeichen oder einem „Legen Sie es einfach da vorne hin“ die Unterbrechungsphase in Ihrem Sekretariat minimiert.
Doch das böse Erwachen kommt, wenn Sie sich das, was Ihre Kollegen in Ihrem Sekretariat „losgeworden“ sind, später genauer ansehen. Ein Batzen Arbeit ist damit verbunden, wozu Sie jetzt eigentlich überhaupt keine Zeit haben; außerdem gibt es etliche Nachfragen Ihrerseits. Wann sollen Sie das noch alles schaffen?
Um unkontrollierte Arbeitsanhäufungen in Ihrem Sekretariat zu stoppen, müssen Sie …
- … mit Ihrem Chef sprechen. Machen Sie ihm klar, dass Unterlagen, die einfach im Sekretariat abgelegt werden, nicht immer die möglicherweise erforderliche Beachtung finden. Bitten Sie ihn, eine Aufgabe gegebenenfalls kurz zu erläutern, damit keine Missverständnisse über den Fertigstellungstermin oder die Art der Ausführung entstehen. Das gilt dann auch für die Kollegen – wie oben erwähnt. Ihr Sekretariat ist schließlich kein Zwischenlager.
- … sich die Zeit nehmen, sich Unterlagen sofort genauer anzusehen, die man Ihnen zur Bearbeitung überlässt. Denn liegen die erst einmal in Ihrem Sekretariat auf dem Schreibtisch, werden Sie sie so schnell nicht wieder los.
- … sofort klären, worum es sich handelt, und abzuschätzen versuchen, ob Sie überhaupt die Zeit haben, die Unterlagen zu bearbeiten. Wenn nicht, müssen Sie Nein sagen.
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