Wenn Sie eine unübersichtliche Zettelwirtschaft nicht wollen, sollten Sie Notizen vermeiden, die – auf die Schnelle auf irgendeinem Zettel oder Blatt vermerkt – irgendwo in der Versenkung verschwinden. Die Versuchung ist groß – vor allem, wenn es schnell gehen muss –, den nächstbesten Zettel zu nehmen, um eine Notiz darauf sozusagen zwischenzulagern.
Lassen Sie sich nicht hetzen und bleiben Sie bei Ihrem Notiz-System: Alle Informationen, die Sie nicht gleich am PC weiterverarbeiten, notieren Sie sich in einem DIN-A4-Merkbuch oder auf einem DIN-A4-Notizblock – ganz nach Ihrem Geschmack. Am Morgen beginnen Sie immer mit einer neuen Seite und vermerken dort jeweils das aktuelle Datum. Alle Notizen, die sich erledigt haben, streichen Sie durch oder haken Sie ab. Das Abhaken der Notizen gibt Ihnen das gute Gefühl, wieder etwas geschafft zu haben, und Sie haben immer im Blick, was noch zu tun ist.
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Notizen, die sich auf laufende Vorgänge beziehen, übertragen Sie auf in diesem Fall wirklich sinnvolle Notizzettel und legen sie bei den Vorgängen ab, zu denen sie gehören. Diese doppelte Arbeit lohnt sich, denn so haben Sie die Infos immer noch in Ihrem Notizbuch, wenn mal ein Zettel verloren geht oder aus einem anderen Grund aus der Unterlage entfernt wird. Wenn ein Geschäftspartner anruft, weil er einen Termin nicht einhalten kann, und Ihr Chef im Moment nicht erreichbar ist, notieren Sie das in Ihrem Notizbuch, legen dann eine Notiz zur Unterlage und ändern den Termin im Terminkalender.
Es reicht nicht, im Kalender zu notieren, wann der ursprüngliche Termin war. Denn dann steht in Ihrer "laufenden" Unterlage eine nicht aktuelle Information. Das führt im Zweifelsfall zu Verwirrung. Am Abend sollte keine offene Notiz mehr auf Ihrem Tagesplan stehen – alles ist entweder erledigt oder in die Aufgabenmappe übertragen worden.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Vollgeschriebene Notizbücher sollten Sie mindestens ein halbes Jahr lang aufbewahren, da sie eine Fülle von Informationen enthalten, die Sie eventuell mal wieder brauchen.
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