Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie haben sich eine wichtige Notiz gemacht, die Sie später nicht mehr wiederfinden – sie ist wie vom Erdboden verschluckt. Sie suchen überall in Ihrem Sekretariat, selbst an den unmöglichsten Stellen. Schließlich, nach langem Suchen finden Sie sie doch noch. Die Notiz muss beim Arbeiten Stück für Stück immer weiter unter einen Papierstapel gerutscht sein, sodass sie zuletzt gar nicht mehr zu sehen war.
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Wenn Sie Zeit sparen wollen, müssen Sie regelmäßig Zeit ins Aufräumen Ihres Sekretariats investieren. In einem aufgeräumten Sekretariat, in dem alles seinen festen Platz hat, brauchen Sie Ihre Zeit nicht mit Suchen zu vergeuden. Ihnen bleibt mehr Zeit, sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Sechs Tipps für ein aufgeräumtes Sekretariat
- Räumen Sie in Ihrem Sekretariat alle Gegenstände, die Sie nicht mindestens einmal pro Woche brauchen, von Ihrem Schreibtisch weg und geben Sie ihnen einen anderen festen Platz.
- Achten Sie darauf, dass die Dinge, die Sie täglich in Ihrem Sekretariat benötigen, ihren festen Platz auf Ihrem Schreibtisch haben und im Laufe des Tages behalten.
- Führen Sie Ihre Aufgabenliste möglichst im PC – so kann sie auf dem Schreibtisch nichts "untertauchen". Outlook hält dafür die recht komfortable Option "Aufgaben" bereit. Sie können Aufgaben eintragen und diesen ein Datum und eine Uhrzeit zuweisen. Wenn Sie das Kästchen "Erinnerung" aktivieren, zeigt Outlook Ihnen beim Programmstart gleich alle fälligen und überfälligen Sekretariats-Aufgaben an.
- Vermeiden Sie, dass ganze Ordner auf Ihrem Schreibtisch deponiert werden. Warum sollten Sie sich mit einem ganzen Ordner belasten, wenn sich Ihre Aufgabe nur auf ein einziges, in dem Ordner befindliches Blatt bezieht? Machen Sie von diesem Blatt eine Arbeitskopie und stellen Sie den Ordner zurück an seinen Platz in Ihrem Sekretariat. So halten Sie Ihren Schreibtisch frei von unnötigem Ballast und können gleich mit dem Wesentlichen beginnen.
- Legen Sie Unterlagen, Dokumente, Kopien oder Magazine, die Sie derzeit nicht für Ihre Sekretariatsarbeit brauchen, in einem logischen, zweckmäßigen Ablagesystem ab – zum Beispiel farblich sortiert.
- Beherzigen Sie den Sekretariats-Grundsatz: "Eine Arbeit ist erst dann fertig gestellt, wenn ihre Spuren beseitigt sind."
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