Da die meisten Sekretariate von einem papierlosen Büro noch meilenweit entfernt sind, kommen Sie um das Thema Ablage nicht herum. Das Dumme: Für die meisten Sekretärinnen ist die Ablage echt nervig und zu zeitintensiv. In der Praxis haben sich zwei Ablage-Typen herauskristallisiert:
Ablage Typ 1: Die Sammlerin
Sie hat überhaupt keine Lust, ihre Unterlagen abzulegen. Sie hortet sie deshalb so lange an einem versteckten Ort – beliebt sind verschließbare Schränke –, bis ihr die Unterlagen beim Öffnen des Schranks irgendwann entgegenfallen. Der Nachteil liegt bei dieser Art der "Vorablage" auf der Hand: Chaos. Zum Störfaktor Ablage kommt bei der Sammlerin noch das Suchen nach Unterlagen dazu, wenn der Chef "mal schnell was braucht". Da kann ihr schon mal der Schweiß ausbrechen, wenn sie die Unterlagen nicht auf Anhieb findet.
Ablage Typ 2: Die "Ich hefte immer alles sofort ab"-Ablegerin
Sobald sie ein Schriftstück in der Hand hält, legt sie es ab. Sie denkt sich: "Was weg ist, ist weg." Die Nachteile sind hier nicht auf den ersten Blick erkennbar. Aber auf den zweiten Blick verliert auch Typ 2 einiges an Zeit. Angenommen, die Ablegerin hat gerade ein Schriftstück abgelegt, und ihr Chef benötigt es 30 Minuten später wieder, dann kann diese Art der Ablage zum Zeitkiller werden. Denn bis eine Unterlage in einem Ordner abgeheftet ist, sind 16 Arbeitsschritte – vom Lochen bis zum Wiederzuschlagen des Ordners – fällig. Wird die Unterlage wieder herausgesucht, fallen die gleichen Arbeitsschritte bis auf das Lochen wieder an. Richtig Zeit kostet es, wenn der Chef der Ablegerin im Laufe des Tages immer mal wieder etwas zum Einordnen gibt und sie mehrmals auf ein und denselben Ordner zugreifen muss.
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Ablage-Mischtypen
Und dann gibt es natürlich noch die Ablage-Mischtypen: die Sekretärinnen, die die abzulegenden Unterlagen übergangsweise in einem Ablagekorb sammeln, um sie dann in einem regelmäßigen Turnus – zum Beispiel einmal pro Woche – abzulegen. Bei dieser Variante bleibt die grobe Übersicht zwar erhalten. Allerdings, kann der Ablagestapel – je nach Papieraufkommen – schon recht groß und unübersichtlich sein, wenn keine sinnvolle Vorsortierung vorgenommen wurde.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp, damit Sie möglichst wenig Zeit mit dem Ablegen oder Suchen von Unterlagen verbringen: Ersetzen Sie Ihren möglicherweise vorhandenen Ablagekorb durch Hängemappen. Sie benötigen dazu ebenso viele Hängemappen wie Ordner, die Sie auch genauso beschriften wie diese. Bewahren Sie die Mappen in greifbarer Nähe auf, bevorzugt in Ihrem Schreibtisch. Jede für die Ablage bestimmte Unterlage legen Sie sofort in die Hängemappe. Etwa einmal wöchentlich – je nach Papieranfall – fügen Sie die Unterlagen aus Ihrer Vorsortierung in den entsprechenden Ordner ein. Sie nehmen einmal alle Unterlagen aus der Mappe heraus, lochen Sie mit einem Mal und legen Sie nacheinander in Ihrem Ordner ab. Dieses Ablagesystem erspart Ihnen sehr viele Arbeitsschritte und ist besonders für die Damen interessant, die sehr viel abzulegen haben.
Auch Azubis und Aushilfen können die Ablage machen
Mit dieser perfekten Vorsortierung können Sie auch solche Personen Ihre Ablage machen lassen, die sich in Ihrem Büro oder Ihren Ordnern nicht so gut auskennen.
Keine Ablage-Panik mehr vor dem Urlaub
Wer kennt das nicht: Letzter Arbeitstag, bevor Sie für zwei Wochen in den Winterurlaub verschwinden – und Ihre Ablage ist noch nicht gemacht. Mit dem vorgestellten System können Sie die Ruhe bewahren. Belassen Sie es doch bei der Vorsortierung. Jeder, der etwas sucht, wird entweder im Ordner oder in Ihrer perfekten Vorsortierung fündig. Ein Ablagesystem das somit dem gesamten Team und Unternehmen dient.
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