Entscheiden Sie zwischen Pultordner, Hängeregistratur und Wiedervorlage am PC
Pultordner (Wiedervorlagemappe) mit 1-bis-31-Registern für alle Monatstage und/oder mit einem Monatsregister für ein Jahr von 1 bis 12: Ein einfacher Pultordner reicht aus, wenn Sie nur selten umfangreiche Vorgänge haben, für die Sie eine Vorausdatierung benötigen. Sie können Ihre Wiedervorlagemappe so platzieren, dass Sie nie vergessen hineinzuschauen. Wenn allerdings der Ordner hinfällt, ist das Chaos perfekt, und bei vollen Ordnern gerät der gesamte Inhalt schon mal ins Rutschen.
Hängeregistratur: Bei vielen und umfangreichen Vorgängen, die Sie auf Wiedervorlage legen müssen, eignet sich eine Hängeregistratur besser, da Sie darin mehr unterbringen können. Sie können zwischen Monats- oder Tagesunterteilung wählen, je nachdem, wie detailliert Ihre Wiedervorlage sein muss. Oder Sie kaufen eines der im Handel erhältlichen Systeme (zum Beispiel von Elba oder Leitz), das beide Unterteilungen kombiniert und zusätzlich noch DIN-A5-Blocks als Vorgangszettel mitliefert.
Wiedervorlage am PC: Diese bietet sich besonders für eine Wiedervorlage an, die sich auf PC-Dateien bezieht. Gut eignet sich hierfür das Programm Outlook, in dem Sie Ihre jeweiligen Wiedervorlagetermine in die Aufgabenliste eintragen. Outlook erinnert Sie dann automatisch an die Termine. Sie brauchen trotzdem noch ein Ordnungssystem für solche Unterlagen, die nicht im PC gespeichert sind.
Tipp: Immer wieder verschwinden Unterlagen aus der Wiedervorlagemappe, weil sie woanders gebraucht werden. Nutzen Sie daher entweder Vorgangszettel, oder setzen Sie für die Überwachung solcher Unterlagen eine Excel-Tabelle ein.
Bauen Sie die Excel-Tabelle so auf: Vorgangsnummer, Vorgang, Datum, Name des zwischenzeitlichen Aufbewahrungsorts, Wiedervorlagedatum und sonstige Bemerkungen. So sehen Sie auf Anhieb, wo sich der betreffende Vorgang gerade befindet, und müssen keine langwierige Suchaktion starten. Diese etwas aufwändige Lösung empfiehlt sich allerdings nur, wenn Sie sehr häufig Unterlagen suchen.