Haben Sie manchmal nach einem anstrengenden Arbeitstag das Gefühl, „Eigentlich habe ich heute gar nichts geschafft!“? Oder bleiben Sie häufig länger im Büro, um Liegengebliebenes endlich vom Tisch zu bekommen? Noch schlimmer: Nehmen Sie sich manchmal Arbeit mit nach Hause? Dann achten Sie ab sofort besser auf Ihr Zeitmanagement. Prüfen Sie die folgenden drei schlimmsten Zeitfallen im Sekretariat.
1. Häufige Unterbrechungen durch das Telefon.
In Ihrem Büro kommen alle wichtigen Anrufe für Ihren Chef an, das ist klar. Aber oft werden auch unwichtige Anrufe an Sie weitergeleitet. Ganz einfach, weil kein anderer etwas mit dem Anrufer anzufangen weiß. Oder weil die Zentrale bzw. der Empfang nicht gut genug geschult sind, um Anrufe richtig vorzusortieren und gleich an den passenden Gesprächspartner weiterzuleiten.
Lösung: Wenn die Telefonzentrale nicht richtig funktioniert, sollten Sie das Problem in Angriff nehmen. Entweder Sie schlagen Ihrem Chef eine externe Schulung für die betreffenden Mitarbeiter vor, oder Sie übernehmen die Schulung in Rücksprache mit Ihrem Chef selbst.
Wenn Ihr Telefon hoch frequentiert ist, weil sehr viele Anrufe für Ihren Chef kommen, sind Telefonpausen ratsam. Sprechen Sie sich mit einer Kollegin ab. Schaffen Sie sich gegenseitig zwei telefonfreie Stunden pro Tag. Die jeweils andere nimmt die Anrufe entgegen und notiert alles Wichtige. Oder schalten Sie das Telefon für einige Zeit am Tag auf die Zentrale, und dort werden alle Anrufe für Sie schriftlich festgehalten. Voraussetzung: Die Mitarbeiter an der Zentrale arbeiten professionell.
2. Häufige Unterbrechungen durch den Chef.
Sie haben ein gutes Verhältnis mit Ihrem Chef, und er ist sehr kommunikativ. Die Tür zwischen Ihren Büros steht immer offen, und Ihr Chef wandert ungehindert ein und aus. Jede neue Idee trägt er sofort zu Ihnen und sagt: „Frau Schneider, notieren Sie doch mal ..., erinnern Sie mich gleich nachher ..., rufen Sie doch mal schnell den Müller an und ...“
Lösung: Schön, wenn Sie solch eine kommunikative Zusammenarbeit pflegen. Allerdings wird Ihr Chef so zum Zeiträuber. Sprechen Sie mit ihm, und erklären Sie, dass Sie zwei Stunden pro Tag die Tür schließen müssen, um wichtige Projekte konzentriert beenden zu können. Und bitten Sie ihn auch gleich – das betrifft den nächsten Punkt – Besucher oder Mitarbeitergespräche, wenn möglich, ebenfalls nicht in diese störungsfreie Zeit fallen zu lassen. Sicher lässt sich eine Tageszeit finden, die Ihr Chef akzeptieren kann.
3. Häufige Unterbrechungen durch Mitarbeiter.
Auch das ist Standard in den Vorzimmern. Mitarbeiter laufen ungehindert ein und aus: „Kann ich mal zu Herrn Meier rein, es ist wichtig ... Haben wir irgendwo noch Urlaubsanträge ...? Wo finde ich denn die neuen Präsentationsmappen ... ? Ach, übrigens ...“
Lösung: Wenn es nur einige wenige Mitarbeiter sind, die Ihre Geduld überstrapazieren, lösen Sie das Problem in einem persönlichen Gespräch. Bitten Sie die betreffenden Personen freundlich um Verständnis. Sagen Sie ihnen, dass Sie gerne weiterhelfen, aber nur in besonders wichtigen Angelegenheiten, weil auch Ihre Arbeitszeit wertvoll ist.
Pflegt Ihr Chef die Kultur der „offenen Tür“ und damit auch des offenen Sekretariats, und können Sie den „Mitarbeiterstrom“ nicht mehr bewältigen, hilft wieder nur ein Grundsatzgespräch mit Ihrem Chef und die Bitte um zwei störungsfreie Stunden bei geschlossener Tür.