„Wenn ich Unterlagen aussortieren muss, habe ich immer ein Problem“, berichtet mir die Sekretärin Ilke K. „Ich würde ja gerne einiges aus meinem Büro entsorgen, bin mir aber oft nicht sicher, was ich noch brauche oder was ins Archiv ausgelagert werden kann.
Mit folgendem Trick helfe ich mir:
1. Ich markiere alle Papierbehälter, Ordner, Stehsammler, Hängeund Einstellmappen, auch die an meinem Schreibtisch, mit einem Post-it-Index-Streifen. Sobald ich das erste Mal auf einen Behälter zugreife, entferne ich den Streifen.
2. Alle Behältnisse, die nach 12 Wochen noch einen Streifen tragen, lagere ich aus dem Büro aus in einen Nebenraum oder zumindest in schlecht erreichbare Regalfächer im Büro.
3. Den Inhalt von Schriftgutbehältern, auf die ich dann nach weiteren neun Monaten immer noch nicht zugegriffen habe, entsorge ich direkt bzw. fülle sie im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Archivboxen um und stelle diese ins Archiv.“
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