Falls Ihre Veranstaltung in einem Hotel stattfindet, muss dieses sorgfältig gewählt sein. Die Anforderungen – auch an die Bewirtung - sind unterschiedlich. Meist schauen Sie sich vermutlich mehrere Häuser an, bevor Sie sich für eines entscheiden.
In Das Sekretärinnen-Handbuch finden Sie in Kapitel V18 "Veranstaltungs-ABC, Vorbereitung" eine Checkliste, die Sie zu jeder Besichtigung mitnehmen sollten. Sie hilft Ihnen, später die richtige Entscheidung zu treffen.
Kosten sparen
Der Kostenaspekt hat in einigen Unternehmen viele Jahre keine große Rolle gespielt. Doch in letzter Zeit wird mehr und mehr darauf geachtet. Zum einen möchte man die Teilnehmer mit der Bewirtung verwöhnen und beeindrucken. Zum anderen aber sollen sich die Kosten im Rahmen halten.
Das Sekretärinnen-Handbuch hat einige Kostenspartipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen, bei der Bewirtung Geld zu sparen:
Verzichten Sie bei der Bewirtung auf trockene Snacks
Leckereien wie Salz- und Partygebäck gehen richtig an Ihr Budget und machen die Teilnehmer durstig. Bieten Sie lieber frisches Obst, Jogurt oder Sandwiches an.
Wählen Sie für die Bewirtung Hausweine
Hausweine sind immer preisgünstiger als andere Weinsorten und in der Regel gut ausgesucht. Vorheriges Verkosten empfehlen wir trotzdem.
Kontrollieren Sie, ob die Weinflaschen leer sind
Manche Hotels, Gastronomen oder Caterer öffnen neue Flaschen, ohne bereits geöffnete Flaschen vollständig geleert zu haben. Achten Sie darauf, wenn Sie während der Veranstaltung die Möglichkeit dazu haben. Ansonsten zählen Sie die leeren Weinflaschen gemeinsam mit dem Service, bevor Sie den Veranstaltungsort verlassen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihnen bei den Bewirtungskosten nicht zu viele Flaschen berechnet werden.
Bestellen Sie Kaffee/Tee pro Kanne und nicht pro Tasse
Die Abrechnung pro Tasse kann ganz schön ins Geld gehen. Hinzu kommt, dass viele Teilnehmer dann auch Latte Macchiato und ähnliche Kaffeespezialitäten bestellen, die wesentlich teurer als normaler Kaffee sind. Bieten Sie Ihren Teilnehmern im Rahmen der Bewirtung lieber Kaffee in Kannen an.
Große Getränkeflaschen im Tagungsraum
0,75-Liter-Flaschen sind bei der Bewirtung günstiger als viele kleine Flaschen. Überlegen Sie auch, ob es reicht, „nur“ Mineralwasser anzubieten, oder ob eine große Getränkeauswahl notwendig ist. Denken Sie dann bitte daran, auch stilles
Wasser bereitstellen zu lassen.
Begrenzen Sie bei der Bewirtung die Auswahlmöglichkeit der Speisen
Möchten Sie Ihren Gästen die Bewirtung in Form einer Menüauswahl ermöglichen, beschränken Sie sich auf einen variablen Hauptgang und wählen Sie Vor- und Nachspeisen so, dass sie zu mehreren Hauptgängen passen.
Buffets sind für die Bewirtung häufig günstiger
Fragen Sie den Caterer oder Restaurantchef nach Buffets. Die sind häufig nicht nur preisgünstiger als Menüs, sondern lockern Ihre Veranstaltung auch auf. So haben Ihre Gäste die Möglichkeit, sich über ihre Tischnachbarn hinaus mit den anderen Teilnehmern auszutauschen.
Wählen Sie für das Abendessen Speisen, die "Masse" ergeben
Die feine französische Küche beispielsweise sieht zwar auf dem Teller gut aus und schmeckt sicherlich auch, satt werden Ihre Teilnehmer nach einem anstrengenden Konferenztag aber eher von deftigerer Kost, die auch noch Ihr Bewirtungsbudget schont.
Die Erfahrung zeigt: Je ausgefallener die Bewirtung ist, desto mehr Teilnehmer finden sich, die etwas nicht mögen. Wählen Sie deshalb etwas allgemein Bekanntes aus, das die meisten gern essen. Das ist in der Regel preisgünstiger.
- Lachs statt Wolfsbarsch oder anderer weniger bekannter Fischsorten
- Rind statt Kalb
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Lassen Sie bei der Bewirtung die Finger von Kalb und Lamm. Viele Personen sind damit nicht vertraut und sagen, sie mögen das Fleisch nicht. Ebenso sorgt Rinderfilet immer wieder für Komplikationen. Filet wird klassischerweise rosé gebraten. Viele mögen es aber "durch". Bei 20 und mehr Personen können Sie die Zubereitungsart zwar jeweils individuell klären, aber Küche und Service geraten anschließend in die Bredouille – und damit auch der reibungslose Ablauf Ihrer Veranstaltung.