Manche Unternehmen haben sie abgeschafft, die traditionelle Weihnachtsfeier, und verlagern ihre Festivitäten auf andere Termine. Andere halten an der guten alten Tradition fest und feiern mit allen Mitarbeitern und Gästen zum Jahresende ein besinnliches Weihnachtsfest. Sie lassen das vergangene Jahr im festlichen Rahmen Revue passieren. Man kann zur Weihnachtsfeier stehen, wie man will: Wenn Ihre Unternehmensleitung sich für dieses Fest entscheidet, bleibt alles an Ihnen hängen. Und dann sollten Sie sich frühzeitig über die Organisation Gedanken machen.
Die folgenden Anregungen, die auf Erfahrungen von Kolleginnen beruhen, sollen Ihnen dabei helfen. Eine ausführliche Checkliste zum Thema „Weihnachtsfeier“ finden Sie im Abonnentenbereich unter www.assistenz.com.
Erstellen Sie auf jeden Fall einen eigenen Zeitplan und vermerken Sie für jede Aufgabe gesondert, bis zu welchem Termin sie erledigt sein muss. Je nach Größenordnung der Veranstaltung beginnen Sie etwa acht bis zehn Wochen vorher mit der Organisation.
Diese 10 Aufgabenbereiche sollten Sie bei der Organisation einer betrieblichen Veranstaltung bearbeiten:
1. Legen Sie den Termin fest.
Achten Sie besonders darauf, ob an diesem Tag die meisten Mitarbeiter, Mitglieder der Geschäftsleitung und Ehrengäste kommen können und nicht auf Geschäftsreise oder bereits im Urlaub sind.
2. Klären Sie die Budgetfrage.
Fragen Sie Ihren Chef nach dem angepeilten Kostenrahmen und holen Sie Kostenvoranschläge ein.
3. Bestimmen Sie den Veranstaltungsort:
Restaurant, umdekorierte Kantine oder Event-Standort (Schiff, Theater, Flughalle).
4. Machen Sie sich Gedanken über die Dekoration.
Achten Sie auf eine passende und zweckmäßige Tischdekoration. Riesige Blumenund Tannenbuketts, hinter denen ein möglicher Gesprächspartner beinahe verschwindet, sind ungeeignet.
5. Entwerfen Sie das Programm.
Ist musikalische Untermalung gewünscht? Werden Reden gehalten – und wenn ja: wann? Gibt es ein Unterhaltungsprogramm?
6. Sorgen Sie für die passende Bewirtung.
Wird ein Aperitif gereicht? Bieten Sie ein kaltes Buffet an oder lassen Sie ein Menü servieren?
7. Gestalten und versenden Sie die Einladungen.
Erstellen Sie eine genaue Gästeliste. Der richtige Zeitpunkt, zu dem die Einladungen verschickt werden sollten, ist drei bis sechs Wochen vor dem Veranstaltungstermin. In der Einladung vermerken Sie auch, in welchem Rahmen das Ganze stattfindet – wegen der Kleiderordnung – und dass für das leibliche Wohl gesorgt ist.
Tipp:
Bitten Sie um eine fristgerechte kurze Mitteilung, ob der Eingeladene an der Feier teilnehmen kann oder nicht.
Das erleichtert Ihnen die weitere Planung. Beigelegte Antwortkarten, in denen man nur noch Teilnahme oder Nichtteilnahme ankreuzen muss, haben sich dabei bewährt. Mitarbeiter könnten sie z. B. in eine dafür bereitgestellte Box einwerfen. Externe Gäste könnten sie faxen.
8. Planen Sie die Fahrtmöglichkeiten.
Kommen die Mitarbeiter z. B. privat zur Weihnachtsfeier, mit dem Taxi oder in einem gecharterten Bus? Besonders für den Nachhauseweg, wenn die Feier nicht nur fröhlich, sondern auch feucht war, sind entsprechende (Mit-)Fahrgelegenheiten sinnvoll.
9. Denken Sie auch an den Tag danach.
Dieser spielt natürlich besonders bei Veranstaltungen auf dem Firmengelände eine Rolle:
- Bis wann müssen Dekorationen/Aufbauten wieder entfernt werden?
- Wer übernimmt bis wann die Reinigung der Räumlichkeiten?
10. Organisieren Sie die letzten Details.
Wenn die Veranstaltung auf dem Firmengelände stattfindet:
- Denken Sie an die Sicherung wichtiger Daten.
Wenn die Veranstaltung an einem Werktag stattfindet:
- Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten rechtzeitig darüber, dass sie ihre Ansprechpartner an diesem Tag nicht in der Firma erreichen können.
Weitere Tipps zum Thema 'Weihnachtsfeier organisieren' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside