Führungskräfte brauchen eine Assistenz, die ihnen einen Teil ihrer Arbeit abnimmt. Die Chefassistentin arbeitet ergänzend, doch auf einer Ebene mit ihrem Chef. Sie
- versprachlicht seine Ideen,
- formuliert in seinem Sinne Reden, Briefe, Aktennotizen, Aushänge, Verträge usw.,
- kommuniziert für ihn nach außen (Pressemitteilungen, Kundenbetreuung) und nach innen (Kontakt zu anderen Abteilungen, Mitarbeitern und Kollegen),
- plant seine Termine, bereitet diese vor oder nimmt diese Termine auch selbst wahr,
- übernimmt Kostenerfassung (Budgetplanung und Verfolgung der jeweiligen Kostenstellen),
- koordiniert Seminare für die Mitarbeiter und Personalverwaltung,
- bereitet Konferenzen und Gespräche vor, begleitet ihn dabei oder nimmt als seine Stellvertreterin teil.
Das heißt:
Der Chef analysiert Aufgaben und erarbeitet Strategien. Die Ausführung und Lösung übernimmt die Assistentin: sie leitet die Projekte, setzt um, delegiert selbst weiter. Chef und Assistentin müssen in engem Austausch stehen und immer wissen, was der andere macht und denkt. Das setzt hohe fachliche Kompetenz der Assistentin voraus und den Mut und das Selbstbewußtsein, diese Kompetenz in eigenverantwortlicher Arbeit einzusetzen.
Die erfolgreiche Assistentin deckt ein breites Anforderungsprofil ab:
1. Technikwissen.
Perfekte Kenntnisse im Umgang mit dem PC sind ein Muss. Dabei sind die gängigen Office-Tools wie Word, Outlook, Excel und PowerPoint selbstverständlich. Sie kennen sich mit diversen Datenbanken aus. Außerdem ist es vorteilhaft, wenn Sie eines oder mehrere Grafik- und/oder DTP-Programme beherrschen für Prospekte, Reader, Firmennewsletter usw., wenn diese nicht von eigenen Fachabteilungen oder einer beauftragten Werbeagentur bearbeitet werden. Damit haben Sie ein Bonbon in petto, der Ihre Chancen bei Neubewerbungen oder Veränderungen innerhalb des Unternehmens deutlich verbessert.
2. Psychologisches Talent.
Sie brauchen Geschick im Umgang mit Menschen aller Art. Sie haben Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft und können innen- wie außenpolitisch die gemeinsame Linie mit ihrem Chef vermitteln. Sie übernehmen Führungsaufgaben bei der Organisation des Büros oder der Leitung eines Projektes, sind aber eine ebenso gute Teamarbeiterin. In beiden Fällen können Sie kommunizieren, Konflikte lösen, sich einbringen und durchsetzen.
3. Sprachkenntnisse.
Sie haben ein gutes Sprachgefühl, sind stilsicher und kreativ. Neben der Muttersprache beherrschen Sie noch mindestens eine, besser zwei Fremdsprachen, dies mündlich wie schriftlich.
4. Office-Management.
Sie organisieren tägliche Büroarbeiten, delegieren an Schreibkräfte oder einen Schreibpool, verwalten den Terminkalender, bereiten Reisen vor und haben eigene Budgetverantwortung z. B. über Werbeartikel, Büromittel usw.
5. Sachbearbeitung.
Sie bearbeiten eigenständig Vorgänge, sammeln mittels moderner Informationssysteme wie z. B. Internet Informationen, die dann zur entscheidungsreifen Vorlage für den Chef werden, Sie bereiten Bilanzen vor usw.
6. Managementfähigkeiten.
Sie konzipieren und leiten Projekte, setzen das Projektteam zusammen und koordinieren es.
7. Fachwissen.
Sie haben gute Kenntnisse in Betriebs-, Personalwirtschaft, Arbeitsrecht, Marketing und können Ihren Chef hier beraten und eigenverantwortlich Arbeit abnehmen, z. B. Schreiben von Kündigungen, Abmahnungen, Zeugnissen, Koordination externer Mitarbeiter, Umgang mit Medien usw.
8. Bereitschaft zur Weiterbildung.
Sie arbeiten eigenständig am Ausbau Ihrer Allgemeinbildung und bilden sich beruflich weiter, um Ihre Kenntnisse und Fertigkeiten zu erweitern und zu perfektionieren.
Fazit:
Die Aufgabe „Chefentlastung“ fordert in Zukunft immer besser ausgebildete Frauen. Natürlich brauchen Sie für eine Assistentinnen-Position nicht alle oben genannten Anforderungen gleichzeitig. Grundsätzlich wird die qualifizierte Chefassistentin immer mehr zur Mitunternehmerin. Und je mehr Verantwortung der Chef hat, um so höher sind die fachlichen Anforderungen an Sie.