Wenn Ihr Chef in Urlaub geht,gibt es einiges zu tun. Und oft ist es so, dass die Hektik jeden Tag zunimmt, je näher der Urlaubsbeginn rückt. Bis zur letzten Minute fallen Ihrem Chef, seinen Mitarbeitern und auch Ihnen noch Dinge ein, die unbedingt vorher geklärt oder erledigt werden müssen.
Machen Sie Schluss mit diesem Wirbel und beginnen Sie frühzeitig, die Abwesenheit Ihres Chefs vorzubereiten:
1. Die Vertretung regeln.
Fragen Sie Ihren Chef, wer ihn in welcher Angelegenheit vertritt und mit welchen Vollmachten und Kompetenzen seine Vertretung ausgestattet ist. Achten Sie dabei auf eine klare Unterschriftsregelung.
2. Laufende Vorgänge besprechen.
Legen Sie Ihrem Chef eine Liste mit den wichtigsten laufenden Vorgängen vor. Klären Sie mit ihm, wer was bearbeitet oder was bis zu seiner Rückkehr liegen bleiben kann.
3. Die Wiedervorlagemappe prüfen.
Überlegen Sie bei Durchsicht der Wiedervorlagemappe, was Sie und Ihr Chef vorher vorbereiten und bearbeiten können, was Sie oder die Vertretung während seiner Abwesenheit verfolgen müssen und was bis zum Urlaubsende verschoben werden kann.
4. Personalangelegenheiten klären.
Hat ein neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag, legen Sie mit Ihrem Chef fest, wer ihn in seinem Namen begrüßt und ins Unternehmen einführt. Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollte sich Ihr Chef vorher bereits von ihm verabschieden.
5. Geburtstage und Jubiläen vorbereiten.
Prüfen Sie, ob Kunden oder Mitarbeiter runde Geburtstage oder besondere Arbeitsjubiläen feiern. Bereiten Sie die Glückwünsche Ihres Chefs vor, und sprechen Sie mit ihm ab, wer seine Grüße überbringen soll.
6. Termine und Fristen beachten.
Stellen Sie fest, welche Zahlungs- und Steuertermine während der Abwesenheit Ihres Chefs zu beachten sind. Bereiten Sie die entsprechenden Überweisungen und Schecks, Formulare und Erklärungen vor, damit sie zum gegebenen Zeitpunkt nur noch abgeschickt werden müssen.
7. Informationen über Postein- und -ausgänge.
Besprechen Sie mit Ihrem Chef, in welcher Form er über Posteingänge und Postausgänge nach seiner Rückkehr informiert werden will. Genügt ihm eine kurze Zusammenstellung, oder will er bestimmte Unterlagen zur Kenntnis haben?
8. Kontaktadresse für Notfälle.
Lassen Sie sich von Ihrem Chef seine Urlaubsadresse geben, damit Sie in Notfällen immer Kontakt mit ihm aufnehmen können.
Weitere Tipps zum Thema 'Abwesenheit des Chefs' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside