Als Sekretärin und auch als Assistentin haben Sie häufig nicht allzu große Möglichkeiten zu delegieren. Schließlich besteht Ihre Hauptaufgabe darin, das umzusetzen, was von Ihrem Chef an Sie delegiert wird.
Je nach Größe des Unternehmens und Aufgabenbereich gibt es aber doch immer wieder Gelegenheiten, bestimmte Aufgaben an andere weiter zu delegieren. Wenn Sie dies tun, sollten Sie aber unbedingt die Assistenz & Sekretariat inside-Regeln des richtigen Delegierens beherzigen, um möglichst viel davon zu profitieren.
Verabschieden Sie sich von der „Ich kann selbst alles besser“-Einstellung“ und vertrauen Sie demjenigen, dem Sie die Sache an die Hand geben. Sonst klappt es nie mit dem Delegieren. Investieren Sie die Zeit, die zur Erklärung oder Einarbeitung nötig ist, und lassen Sie dann los.
So delegieren Sie effektiv in 6 Schritten:
- Was wollen Sie delegieren? (Inhalt, Teilaufgaben, Ergebnisse)
- Wer soll es tun? (Wählen Sie die richtige Person für die Aufgabe.)
- Warum soll er/sie es tun? (Klären Sie das Ziel und die Motivation.)
- Wie soll die Arbeit getan werden? (Umfang, Kosten, Unteraufgaben)
- Was ist dazu nötig? (Hat der Betreffende alle Arbeitsmittel?)
- Wann soll die Aufgabe, die Sie delegieren möchten, erledigt sein? (Geben Sie eindeutige Termine vor und bauen Sie bei längerfristigen Projekten Zwischenkontrollen ein.)
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