Wenn Sie Veranstaltungen organisieren, möchten Sie, dass alles glattgeht. Dazu gehört, dass auch die gesamte Korrespondenz rund um die Veranstaltung perfekt ist. Sie vergessen eine Kleinigkeit? Schon rufen die Teilnehmer an. Sie drücken sich missverständlich aus? Schon hagelt es E-Mails. Sie geben nicht Acht? Es gibt Ärger mit dem Veranstaltungsort und eventuell kommt Ihr Fehler Ihrem Unternehmen teuer zu stehen. Sie sollten sich nicht auf die mündliche Zusage anderer Menschen verlassen.
Deshalb empfiehlt Office Korrespondenz aktuell in seiner Sonderausgabe "Briefe und E-Mails rund um Ihre Veranstaltung": Lassen Sie sich immer alles schriftlich bestätigen, egal, ob es sich um Stornierungen von Veranstaltungen oder Buchungen von Zimmern handelt. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und können Ihrem Chef beweisen, dass der Fehler nicht bei Ihnen gelegen hat. Das ist wichtig und bewahrt Sie vor größerem Ärger und eventuell höheren Kosten für die Veranstaltung.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp: Wenn Sie trotz sorgsamer Überlegungen und Vorbereitungen einen Veranstaltungsort nachträglich ändern oder eine Veranstaltung stornieren müssen, sollten Sie als Organisatorin alles so regeln, dass niemand sich am falschen Ort einfindet oder sich zu einer längst stornierten Veranstaltung auf den Weg macht.
Lassen Sie sich von allen Teilnehmern per E-Mail bestätigen, dass sie die Information über die Änderung/Stornierung erhalten haben. Eine einfache Lesebestätigung reicht nicht aus. Die E-Mail könnte auch von einer Kollegin geöffnet worden sein.
Falls Sie über die Änderung per Brief informieren, lassen Sie sich den Brief von allen Betroffenen mit einer unterschriebenen Empfangsbestätigung versehen zurückfaxen. Sollten Sie von einigen Teilnehmern keine Bestätigung erhalten, versuchen Sie, diese telefonisch zu erreichen.
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Müssen Sie alle namentlich ansprechen?
Egal, ob Sie die Konferenz- oder Veranstaltungsorganisation per Brief oder
elektronisch erledigen, verzichten Sie auf die namentliche Ansprache der einzelnen Kollegen. Der Aufwand steht hier nicht im Verhältnis zum Nutzen. Es reicht völlig aus, wenn Ihre Einladung zu der Veranstaltung mit "Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen" oder "Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter" beginnt. Auch "Liebes Team" ist geeignet. Vermeiden Sie unbedingt: "Liebe KollegInnen" oder "Liebe MitarbeiterInnen". Diese Unsitte hat in der modernen Korrespondenz nichts zu suchen.
Aber: Bei Kundeneinladungen zu einer Veranstaltung sollten Sie die Eingeladenen unbedingt persönlich mit Namen ansprechen!
Schicken Sie Ihrer Einladung zur Veranstaltung eine Wegbeschreibung mit
Ein schöner Service: Sie versenden die Wegbeschreibung zum Tagungsort der Veranstaltung gleich mit. Dann muss sich das niemand selbst aus dem Internet heraussuchen.
Alternativ: Wenn Sie per E-Mail zu Ihrer Veranstaltung einladen, können Sie den Link für die Wegbeschreibung mit einbauen. Jeder, der eine Wegbeschreibung benötigt, kann sie sich mit einem Klick anschauen und ausdrucken. Sie geben einfach die Internetadresse ein, unter der die Wegbeschreibung zu finden ist – viele Hotels und Restaurants bieten eine Anfahrtsbeschreibung im Internet an. Ist kein passender Link vorhanden, können Sie eine Wegbeschreibung selbstverständlich auch als Anhang versenden.
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