Der Büromaterialeinkauf ist oft eine ungeliebte Aufgabe im Sekretariatsalltag. Stöhnen auch Sie über das aufwändige Bestellen und Lagern von Büromaterial? Häufen sich in Ihrem Schrank Artikel, die nie benötigt werden, während andere ständig vergriffen sind?
Dann sind folgende Tipps für Sie hilfreich:
1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über das aktuelle Bestellvolumen. Dazu sollten Sie mindestens die Rechnungen der letzten drei Monate durchgehen. Wie oft wurde wie viel bei welchem Lieferanten bestellt?
2. Erfassen Sie den Büromaterialverbrauch. Beobachten Sie, ebenfalls über einen längeren Zeitraum, wie viel Papier, Toner, Stifte usw. bei Ihnen tatsächlich monatlich verbraucht werden.
3. Beachten Sie dabei auch die Vorlieben Ihres Chefs und anderer Mitarbeiter, die Sie mit den Vorräten bedienen. Wer verwendet z. B. lieber Faserschreiber statt Kugelschreiber, und welche Marker-Farben werden am häufigsten benutzt?
4. Berücksichtigen Sie den verfügbaren Lagerplatz. Bestellen Sie mengenmäßig nicht mehr, als Sie übersichtlich in Ihrem Büromateriallager unterbringen können.
5. Passen Sie dann den Bestellrhythmus den obigen Gegebenheiten an. Öfter als einmal monatlich sollten Sie nicht bestellen, da sonst der Abwicklungsaufwand zu groß wird. Aus demselben Grund sollten Sie möglichst mit nur einem Lieferanten zusammenarbeiten. Auch wenn Sie einzelne Artikel woanders billiger bekommen könnten, macht der Aufwand meist die Ersparnis wieder zunichte.
6. Führen Sie einen festen Bestelltermin ein (z. B. jeden ersten Montag im Monat). Teilen Sie den Ihrem Chef und den Kollegen mit, damit diese spezielle Wünsche rechtzeitig bekannt geben können.
7. Fertigen Sie sich eine Bedarfsliste an, die Sie laufend aktualisieren. Dann müssen Sie zum Bestelltermin nicht mehr alles durchgehen, sondern nur die Liste übertragen. So sparen Sie Zeit und minimieren Fehlbestellungen.