Jede Sekretärin und Assistentin ist für andere Zeitfresser anfällig oder arbeitet mit Personen zusammen, die Zeitfresser sind. Versuchen Sie, Ihren persönlichen Zeitfressern mithilfe folgender Checkliste auf die Schliche zu kommen. Erst wenn Sie identifiziert haben, welche Dinge oder Personen Sie zu viel Zeit kosten, können Sie auch etwas dagegen unternehmen – nach dem Motto: Problem erkannt, Problem gebannt.
Checkliste: Identifizieren Sie Ihre persönlichen Zeitfresser
| Meine Zeitfresser | Häufigkeit des Auftretens | ||
| selten | manchmal | häufig | |
| keine klaren Ziele | |||
| fehlende Prioritäten (s. Eisenhower-Prinzip) | |||
| keine Tagespläne | |||
| zu viel auf einmal machen | |||
| nicht „Nein“ sagen können | |||
| unübersichtliche Ablage | |||
| unnötige Privatgespräch | |||
| Unkonzentriertheit, Trödelei | |||
| unordentliches Büro/Schreibtisch | |||
| an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten | |||
| Unterbrechungen durch den Chef | |||
| unangekündigte Besucher | |||
| zu viele Telefonanrufe (z. B. Rückfragen wegen mangelnder Kommunikation/Information) | |||
| Inkompetenz in bestimmten Bereichen durch mangelnde Schulungen | |||
| stark kontrollierender Chef, wenig Freiräume | |||
| unklare Anweisungen | |||
| lückenhafte oder verspätete Informationen durch den Chef | |||
| schlecht organisierter Chef | |||
| lange Wege im Unternehmen, z. B. zum Kopierer, zur Poststelle, Kaffeemaschine usw. | |||
| ineffiziente Kommunikation, Chef hört nicht zu oder hat keine Zeit für Absprachen | |||
| Überperfektionismus | |||
Haben Sie noch den einen oder anderen Zeitfresser gefunden, der hier nicht aufgetaucht ist? Dann fügen Sie ihn der Checkliste hinzu. Welche Aussagen haben Sie mit „häufig“ bestätigt? In diesen Bereichen können Sie viel Zeit einsparen, wenn Sie das betreffende Problem angehen. Versuchen Sie aber nicht, gleich alle Zeitfresserfallen, in die Sie immer wieder tappen, auf einmal zu vermeiden. Das wird Ihnen nicht gelingen. Denn:
Ihre Zeitfresser sind in vielen Fällen das Ergebnis schlechter Gewohnheiten
von Ihnen selbst oder von denen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Weil es aber eine gewisse Zeit dauert und Übung verlangt, bis schlechte Gewohnheiten aus dem täglichen Leben verbannt sind, sollten Sie Ihre Zeitfresserprobleme nacheinander angehen. Lassen Sie sich Zeit, um eine schlechte Gewohnheit durch eine neue, gute zu ersetzen. Erst wenn Ihnen diese in Fleisch und Blut übergangen ist, gehen Sie das nächste Zeitfresserproblem an.
2 Beispiele aus der Checkliste: So lösen Sie das Zeitfresserproblem
1. Ihr Chef platzt ständig wegen jeder Kleinigkeit in Ihr Büro
und unterbricht Sie, weil Sie schnell etwas für ihn erledigen sollen. Das kostet Zeit, weil Sie sich immer wieder von Neuem in Ihre Arbeit vertiefen müssen. Derartige Situationen lassen sich nicht immer vermeiden, sollten jedoch nicht selbstverständlich werden. Verständigen Sie sich mit Ihrem Chef, welcher Zeitpunkt für die Abstimmung von Terminen und Aufgaben günstig wäre (z. B. morgens, bevor er sich einer Aufgabe widmet, oder am späten Vormittag, wenn Sie die Post geöffnet und ihm vorgelegt haben). Unterbreiten Sie ihm den Vorschlag, Ihnen per E-Mail oder mit einer handschriftlichen Notiz Mitteilungen zukommen zu lassen (z. B. Abstimmung eines Termins mit einem Geschäftspartner, Herstellen eines Telefonkontakts). Betonen Sie, dass es Ihr Ziel ist, ihn so umfangreich und effektiv wie möglich zu entlasten, und dass Sie seine Hilfe dazu brauchen. Wenn Sie sich auf eine Lösung geeinigt haben, braucht es eine gewisse Zeit, bis sich das neue Verhalten eingespielt hat. Bleiben Sie geduldig, aber hartnäckig, wenn es nicht gleich auf Anhieb klappt. Gehen Sie das nächste Zeitfresserproblem erst an, wenn die neue Gewohnheit „sitzt“.
2. Ihr Büro und Ihr Schreibtisch sehen häufig unordentlich aus.
Dadurch verschwenden Sie immer wieder Zeit mit Suchen. Gewöhnen Sie sich konsequent an, Ordnung und Übersicht zu schaffen. Die folgenden neuen, guten Gewohnheiten müssen Sie sich mit viel Selbstdisziplin aneignen, bis sie für Sie zur Selbstverständlichkeit geworden sind:
1. Entfernen Sie alle Gegenstände, die Sie nicht mindestens einmal pro Woche brauchen, von Ihrem Schreibtisch. Geben Sie ihnen einen anderen festgelegten Platz.
2. Teilen Sie jedem Gegenstand, den Sie täglich auf Ihrem Schreibtisch benötigen, einen festen Platz zu, auf den Sie ihn, nachdem Sie ihn benutzt haben, immer wieder zurücklegen.
3. Führen Sie Ihre Aufgabenliste mit Outlook auf dem PC. So haben Sie eine Unterlage weniger auf Ihrem Schreibtisch.
4. Lassen Sie nie große Ordner auf Ihrem Schreibtisch stehen, sondern stellen Sie diese, nachdem Sie den Vorgang bearbeitet haben, sofort wieder an ihren angestammten Platz zurück. Noch besser: Wenn Sie nur ein Blatt daraus brauchen, machen Sie sich eine Arbeitskopie und stellen den Ordner sofort wieder zurück.
5. Legen Sie Unterlagen, Dokumente, Kopien oder Magazine, die Sie nicht täglich brauchen, in einem logischen, zweckmäßigen Ablagesystem ab – z. B. in beschrifteten Ablagekästen, Stehsammlern oder einer Wiedervorlagemappe. Hier sollten Sie jedoch regelmäßig aussortieren.
6. Folgen Sie der Devise: „Eine Arbeit ist erst dann fertiggestellt, wenn ihre Spuren beseitigt sind.“
Weitere Tipps zum Thema 'Zeitmanagement' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside