Viele Sekretärinnen und Assistentinnen sind Hüterinnen der Personalakte. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Personalakte am besten organisieren:
Diese Ordnung können Sie einer Personalakte geben:
Das Deckblatt der Personalakte
Darauf notieren Sie die persönlichen Daten des Mitarbeiters. Das sind:
- Familienname, Vorname, Anschrift
- Geburtsdatum
- Beginn der Beschäftigung
- Ende der Beschäftigung
- Rentenversicherungsnummer
- Steuernummer
- zuständiges Finanzamt
- Krankenkasse
- Bankverbindung
- aktuelles Arbeitsentgelt
Erste Unterrubrik der Personalakte: Die Arbeitspapiere
Dazu gehören:
- die aktuelle Steuerkarte
- eine Kopie des Sozialversicherungsausweises
- Erklärungen über Nebenbeschäftigungen oder bei Aushilfsbeschäftigungen die Freistellungsbescheinigung
- Arbeitserlaubnis ausländischer Arbeitnehmer
- Kopien der Steuerkarten der Vorjahre und Meldungen an die Krankenkasse
Zweite Unterrubrik der Personalakte: Die chronologische Entwicklung des Mitarbeiters
Hier legen Sie ab:
- Lohn- und Gehaltsveränderungen
- Versetzungen
- Beurteilungen, geleistete Weiterbildungsmaßnahmen
- Dokumentationen bei hervorragender Leistung
- Abmahnungen
- Niederschriften von Anhörungen und Verweisen
Dritte Unterrubrik der Personalakte: Die Korrespondenz
Hierzu zählen alle Schreiben, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter zukommen lässt. Dadurch wird dokumentiert, dass der Arbeitgeber vollständig seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nachgekommen ist.
Vierte Unterrubrik der Personalakte: Der Arbeitsvertrag
Hierzu gehören:
- der Arbeitsvertrag im Original
- alle späteren Änderungen, auch Dienstvereinbarungen, die im Laufe der Beschäftigung geschlossen werden
- Bewerbungsunterlagen und Ergebnisse des Einstellungstests
- Personalfragebogen, der vom Mitarbeiter ausgefüllt wurde
Fünfte Unterrubrik der Personalakte: Das Ende der Beschäftigung
Hier ordnen Sie ein:
- das Kündigungsschreiben
- Aufhebungsvertrag und unterschriebene Ausgleichsquittungen
Sechste Unterrubrik der Personalakte: Die Nebenakten
Geben Sie Hinweise dazu in der Personalakte. Nebenakten sind in der Regel Unterlagen, die in zeitlicher Reihenfolge archiviert werden sollten.
Dazu gehören unter anderem:
- Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Zeiterfassungskarten
- Urlaubs- und Fehlzeitendatei
- medizinische Unterlagen. Achten Sie hier besonders auf den Datenschutz