Mit dem Erkennen eines Problems in Ihrem Sekretariatsalltag ist schon der erste große Schritt getan, um es in den Griff zu bekommen. Nur: Das Erkennen reicht noch nicht aus, Sie müssen auch etwas tun.
Versuchen Sie es doch mal mit der folgenden Problemlösungstaktik in fünf Schritten:
1. Schritt:
Listen Sie einmal im Monat die Probleme auf, die Ihnen unter den Nägeln brennen. Beispiele: ständiger Zeitmangel oder zu häufige Störungen, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen. Gewichten Sie die Probleme entsprechend Ihrer subjektiven Einschätzung, und bestimmen Sie das dringendste.
2. Schritt:
Versuchen Sie, möglichst viele Lösungsmöglichkeiten für dieses Problem zu finden. Seien Sie dabei nicht kritisch, das heißt, bewerten Sie die einzelnen Vorschläge noch nicht. Je mehr Ihnen in dieser Phase einfällt, desto besser.
3. Schritt:
Überlegen Sie sich jetzt für jede einzelne Möglichkeit die Vor- und Nachteile. Sie sehen schon: Am besten halten Sie die Ergebnisse der einzelnen Schritte schriftlich fest, sonst wird das Ganze zu unübersichtlich. Markieren Sie dabei Vorteile mit einem Plus- und Nachteile mit einem Minuszeichen.
4. Schritt:
Anhand dieser Analyse entscheiden Sie sich nun für eine oder mehrere kombinierte Lösungsstrategien. Legen Sie genau fest, wie Sie konkret vorgehen wollen.
5. Schritt:
Nach einem Monat setzen Sie sich wieder hin und kontrollieren, wie weit Sie mit der Lösung Ihres Problems sind. Sollten Sie dabei schon Erfolg gehabt haben, fangen Sie beim nächsten Problem wieder mit Schritt 1 an. Wenn nicht, machen Sie beim alten Problem weiter. Natürlich können Sie Ihre Strategie auch aktualisieren, indem Sie sie den Erfahrungen des vergangenen Monats anpassen.
Vorteile dieser Vorgehensweise:
Sie verzetteln sich nicht, indem Sie zu vieles gleichzeitig lösen wollen, und Sie haben immer einen Überblick über den Stand der Dinge. So ist die Gefahr ziemlich gering, dass alles im Sande verläuft.
Übrigens: Sie können dieses Problemlösungsschema unbedenklich für alle Probleme anwenden, die Sie haben. Also: für Dinge, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit im Sekretariat ändern wollen oder die den privaten Bereich betreffen.