Ihrem Chef so viel Arbeit wie möglich abzunehmen, erledigen Sie souverän und kompetent. Überlegen Sie aber auch, wo und wie Sie Ihren Chef noch besser und effektiver unterstützen können. Hier können Sie noch einigen Handlungsspielraum für sich entdecken.
1. Analysieren Sie Problembereiche.
Gibt es bestimmte Arbeitsabläufe, bei denen Sie feststellen, dass immer wieder Reibungs- und Zeitverluste entstehen? Zum Beispiel: Die Vertriebszahlen kommen regelmäßig zu spät. Die Assistentin der Marketingabteilung ist oft nicht ausreichend informiert. Zwischen zwei Abteilungen klappt der Informationsfluss nicht.
Haken Sie nach, und finden Sie die Ursachen für die Probleme.
Woran liegt es, dass Informationen nicht fließen oder Daten zu spät eintreffen? Sprechen Sie mit den Beteiligten und hören Sie sich das Problem von allen Seiten an. Vielleicht können Sie das Problem mit diesen sofort lösen.
Dann berichten Sie Ihrem Chef von Ihrem Engagement und dem positiven Ergebnis. Wenn das Problem hartnäckiger ist, legen Sie Ihrem Chef Ihre kurze schriftliche Analyse und Ihre Lösungsvorschläge vor. Gehen Sie dann das Problem mit ihm gemeinsam an.
2. Zapfen Sie den Ideenpool der Mitarbeiter an.
Die wenigsten Ideen von Mitarbeitern werden umgesetzt. Warum? Weil die Mitarbeiter ihre Ideen nicht äußern oder Vorgesetzte nicht die Zeit haben, sich damit auseinander zu setzen.
Ganz informell können Sie diese Aufgabe übernehmen.
Wenn Sie in der Kaffeeküche oder beim Mittagstisch mit Mitarbeitern sprechen, fragen Sie sie, wo es Probleme gibt, wo es hakt. Hören Sie zu, und fragen Sie, wie der Mitarbeiter das Problem lösen würde. Bewerten Sie die Lösungsvorschläge nicht. Halten Sie das Feedback der Mitarbeiter schriftlich fest, und geben Sie es an Ihren Chef weiter.
Damit erhält er durch Sie eine wichtige Verbindung zur Mitarbeiterbasis und zu den Problemen in den täglichen Arbeitsabläufen. Wichtig: Verspielen Sie das Vertrauen der Mitarbeiter nicht, indem Sie Dinge an den Chef weitergeben, die Ihnen unter vier Augen mitgeteilt wurden (es sei denn, sie sind für das Unternehmen außerordentlich wichtig), oder indem Sie Ideen von Mitarbeitern als Ihre eigenen ausgeben!
3. Sprechen Sie so viel wie möglich mit Ihrem Chef.
Je mehr Sie miteinander kommunizieren, desto besser können Sie ihn entlasten. Warten Sie nicht darauf, bis er auf Sie zukommt, sondern fragen Sie immer wieder nach. Die meisten Chefs vergessen es einfach, bestimmte Informationen weiterzugeben. Fragen Sie ihn nach seinen Prioritäten und informieren Sie ihn, an welcher Aufgabe mit höchster Prioritätsstufe Sie gerade arbeiten.
Nur wenn Sie und Ihr Cehf Ihre Termine und Prioritäten täglich miteinander absprechen, vermeiden Sie, aneinander vorbei zu arbeiten.