- Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Je weniger Leute dabei sind, desto effektiver. Laden Sie nur die ein, die tatsächlich mit dem Projekt zu tun haben.
- Setzen Sie Ziele: Verteilen Sie die Agenda bereits vor der Besprechung. Formulieren Sie ein klares Besprechungsziel. So kann sich jeder Teilnehmer vorbereiten.
- Nehmen Sie keine Rücksicht auf Zuspätkommer. Die knallharte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Die sanftere Tour: Sie erhalten eine sarkastische Begrüßung und keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.
- Sprechen Sie ein Handyverbot aus. Das mobile Telefon darf höchstens im Vibrationsalarm sein.
- Bestehen Sie auf einer Vorbereitung. Wenn Sie feststellen, dass ein Teilnehmer im Meeting nicht auf dem neuesten Stand ist, sprechen Sie das im Meeting an: „Herr Meier, ich weiß, dass Sie im Augenblick viel um die Ohren haben, aber es ist unerlässlich, dass jeder hier im Raum vorbereitet ist und seine Zahlen parat hat. Wenn diese Voraussetzung nicht gegeben ist, ist dieses Meeting sinnlos und kostenintensive Zeitverschwendung.“
- Geben Sie Zeitlimits vor: Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, den Sie nicht überschreiten. Wenn der Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie das Thema trotzdem, fassen das Zwischenergebnis zusammen und formulieren die weiterführende Aufgabenstellung für das nächste Meeting.
- Strukturieren Sie den Ablauf: Beenden Sie die einzelnen Themen, indem Sie das Wesentliche noch einmal zusammenfassen: Welches ist das Ergebnis? Was muss bis wann getan werden? Welcher Mitarbeiter ist dafür zuständig? Kündigen Sie anschließend den nächsten TOP an.
- Machen Sie Pausen. Nach 45 Minuten sinkt die Aufnahmefähigkeit. Eine Stunde ist das Maximum. Zwischen den Pausen sollte das Getränke- oder Snackbuffet für die Teilnehmer nicht erreichbar sein, um Ablenkungen zu vermeiden.
- Stoppen Sie Schwafler. Machen Sie darauf aufmerksam, wenn ein Teilnehmer vom Thema abweicht, und führen Sie ihn zum Kernpunkt zurück: „Ihre Ausführung ist interessant. Können wir die Diskussion auf später verschieben? Wir sollten jetzt wieder zu unserem eigentlichen TOP zurückkommen.“
Meetings managen: Eine Software hilft
Bei Ihrem Meeting-Management können Sie sich von einer Software unterstützen lassen, die Ihnen das Erstellen der Agenda und des Protokolls sowie die Aufgabenplanung wesentlich erleichtert.
Eine Demoversion oder kostenlose 21-Tage-Version bietet www.mindjet.de an. Weitere Softwarelösungen zur Optimierung von Besprechungen finden Sie unter www.softguide.de
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