Wie Sie mit Kreativität im Sekretariat effizienter arbeiten

Die Suche nach verbesserten Organisationsmodellen und neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit ist ein wichtiges Erfolgsinstrument in Ihrem Sekretariat. Viele Bereiche erfordern einen kreativen Blickwinkel, wenn es darum geht, routinierte Handgriffe, feste Abläufe und veraltete Strukturen zu hinterfragen. Das kann die Neuorganisation der täglichen Besprechung mit Ihrem Chef sein, die Erneuerung Ihres Briefdesigns oder die Berücksichtigung aktueller Trends in der Werbung für Ihr Unternehmen. Für den Einsatz in Ihrem Sekretariat eignen sich Kreativtechniken ganz besonders.

Assistenz & Sekretariat Inside stellt sie Ihnen vor – gut verständlich und leicht anzuwenden.

A. Die kreative Herausforderung

„Warum?“

Das „Warum?“ gehört wohl zu den weniger häufig gestellten Fragen. Viel mehr beschäftigen Sie die Fragen „Wann?, Wie?, Wer?, Wo?“. Die Frage nach dem „Warum?“ stellt sich erst dann, wenn mal etwas schief gegangen ist: „Warum sind die Unterlagen nicht rechtzeitig fertig geworden?“ Oder: „Warum konnte die versprochene Lieferung nicht pünktlich eintreffen?“

1. Schritt:

Beispiele:
Warum vereinbaren Sie mit Ihrem Chef nicht eine wöchentliche Sprechstunde an einem festen Tag zu einer festen Uhrzeit für den Informationsaustausch? Sie müssten dann nicht länger hinter ihm herlaufen, weil Sie Informationen benötigen, und er ist über alle Vorgänge während seiner Abwesenheit informiert. Termine der nächsten Tage, laufende Projekte könnten besprochen und Besuchstermine koordiniert werden.

Warum müssen Meetings immer montags stattfinden? Montag ist der Tag, an dem alle Mitarbeiter ihre Arbeitswoche organisieren, die ersten Geschäftsbesucher ins Haus kommen oder Ihr Chef die ersten Termine außer Haus hat. Warum nicht einen Tag auswählen, an dem mehr Ruhe im Unternehmen herrscht? Vielleicht den Freitag, wenn Kundenbesuche eher selten sind, alle Mitarbeiter aus dem Außendienst zurück sind und die Ergebnisse der Woche bereits kommuniziert werden können?

Warum hat jede Abteilung und jedes Sekretariat eine eigene Kundenkartei? Warum stellen Sie die nicht ins Intranet, damit jeder Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Daten und Informationen hat und diese auch aktualisieren und ergänzen kann?

Sehen Sie sich alle Aufgaben, Projekte, Arbeitsmethoden und Regeln genau an, und betrachten Sie sie unter dem Blickwinkel des „Warum?“.

2. Schritt

Beantworten Sie die Fragen, die Sie sich in Schritt 1 gestellt haben, schriftlich. Notieren Sie alle Argumente, auch wenn sie Ihnen unsinnig erscheinen mögen. Stellen Sie Bisheriges in Frage. Alle Antworten dienen einzig und allein der Frage, warum Sie so handeln, wie Sie handeln. Seien Sie kreativ, durchbrechen Sie die bisherige Logik, um zu neuen Erkenntnissen zu kommen.

Frage:
Warum werden Kundenkarteien nicht abteilungs- und mitarbeiterübergreifend geführt?

• Weil die Gefahr besteht, dass die einzelnen Mitarbeiter die Pflege der Kartei nicht ernst nehmen.
• Weil niemand sich für die Datenpflege verantwortlich fühlt.

3. Schritt

Lassen Sie Ihren Gedanken bei der Lösungssuche freien Lauf. Blockieren Sie den Ideenfluss nicht durch eine sofortige Wertung wie „Das ist doch völlig unrealistisch“ oder „Das funktioniert nicht“.

Antwort: 

• Wir sammeln alle Kundendaten im Sekretariat Verkauf. Dort können alle Daten zusammengefasst und ins Intranet gestellt werden.
• Wir appellieren an die Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Schließlich sind die Infos dieser Kundenkartei nur so gut, wie sie dort hinterlegt werden. Jeder Mitarbeiter kann im Intranet wichtige Angaben hinzufügen.
  
  

B. Die kreative Vorstellung: „Was wäre, wenn ...?“

Jetzt ist Ihre Fantasie gefragt. Denken Sie um die Ecke, und denken Sie Absurdes. Denken Sie nicht darüber nach, welche Ihrer Ideen sich umsetzen ließe, welche alltagstauglich ist und welche vernünftig ist.

1. Schritt: Spinnereien sind gefragt

Wählen Sie Bereiche, Aufgaben, Gewohnheiten und Selbstverständlichkeiten aus. Stellen Sie sich dann die Frage: „Was wäre, wenn ...“

• ... nur 1.000 Wörter pro Tag gesprochen würden?
• ... Briefe sich innerhalb von 24 Stunden auflösten?
• ... jeder bei einem Leistungstief rot anliefe?

2. Schritt: Vorstellung erweitern

Stellen Sie sich vor, wie es in der Realität sein würde, wenn jeder rot anliefe, der nicht motiviert ist. Müdigkeit, Langeweile, Erschöpfung und Demotivation wären bei jedem Mitarbeiter sofort sichtbar. Ein Verstecken hinter geschäftigem Tun und ein scheinbares Vertiefen in Akten und Dokumente würden sofort durchschaut werden. Diese Vorstellung soll Ihnen helfen, sich dem Problem des Leistungstiefs zu stellen, damit Sie eine Lösung finden, wie Sie dauerhaft dagegen angehen können.

3. Schritt: Vorteile ausmachen

Auch der Vorstellung, bei einem Leistungstief (damit ist nicht das Tagestief nach dem Mittagessen gemeint) rot anzulaufen, ist ein positiver Aspekt abzugewinnen: die Auseinandersetzung mit der Ursache! Da es jeden Mitarbeiter und auch den Chef irgendwann mal trifft, wird das Interesse daran, Abhilfe zu schaffen, sehr groß sein. Suchen Sie nach Möglichkeiten, dem Leistungstief entgegenzuwirken.

Beispiel:
Sie heben bei einem Tiefpunkt eine rote Karte. Daraufhin erscheint ein freundlicher Kollege, der für eine Viertelstunde Ihre Aufgaben übernimmt, damit Sie sich ausruhen können.

Mit beiden Kreativitätstechniken werden Sie zu guten Lösungen gelangen:

Freundliche Kollegen, die bei einem Leistungstief zu Ihnen kommen, um Ihre Arbeiten zu erledigen, stellt Ihr Unternehmen bestimmt nicht ein. Aber an Ihrem konkreten Arbeitsplatz gibt es andere Wege, um dem Leistungstief entgegenzuwirken. Überlegen Sie sich, wie Sie selbst gegensteuern könnten. Das könnten eine kleine Pause am geöffneten Fenster sein oder einige Lockerungsübungen. Nehmen Sie das Bild Ihres Partners oder der Kinder zur Hand. Wenn Sie sich mit einer Kollegin ein Büro teilen, könnten Sie sich zum Beispiel gegenseitig helfen, in dem Sie eine Eigenschaft aufschreiben, die Sie an Ihrer Kollegin schätzen, die Arbeitsleistung in einem kniffligen und schwierigen Projekt loben. Natürlich sollte das Lob ehrlich und angemessen sein. Ein Lob wie „Du schreibst immer so tolle Briefe“, wird wohl kaum zu einer deutlichen Leistungssteigerung Ihrer Kollegin beitragen. Geben Sie ihr den Zettel mit dem schriftlich formulierten Lob.

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