Ein gut funktionierendes Ablagesystem ist der Garant für ein reibungslos funktionierendes Backoffice. Das Ziel eines jeden Ablagesystems: die gewünschte Information schnellstmöglich zu finden und – ohne viel nachdenken zu müssen – am richtigen Ort ablegen zu können.
Die optimale Zugriffszeit laut Assistenz & Sekretariat inside: Ein gutes Ablagesystem garantiert eine Zugriffszeit pro Unterlage von weniger als einer Minute.
Aber: Ein langjährig funktionierendes Ablagesystem umzustrukturieren ist nicht einfach. Zu eingefahren sind die Gewohnheiten. Lassen Sie sich am besten von W-Fra gen beim Aufbau Ihres neuen Ablagesystems leiten. So kommen Sie zu Ihrer für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Ablageform.
Denn ein einheitliches Ablagesystem, das für alle gleich gut geeignet ist, gibt es leider nicht. Auch Ihr EDV-Ablagesystem sollte einer logischen Ordnung folgen: Hierfür hat es sich bewährt, sowohl bei internem als auch bei externem Schriftverkehr nach Dateiname und Pfad abzuspeichern. Denn wenn Sie den Pfad nicht wissen, ist es schwierig, das Dokument in einem umfangreichen EDV-Ablagesystem wiederzufinden. Mit der Pfadangabe reduzieren Sie Suchzeiten signifikant.
Strukturieren Sie außerdem Ihre Festplatte mit klar gegliederten Unterverzeichnissen. Versuchen Sie auch, Ihr Papier- und EDV- Ablagesystem bezüglich der Ordnungskategorien und -begriffe so weit wie möglich zu vereinheitlichen.
Die Vorteile für Sie: Sie haben einen enormen Zeitgewinn durch die Reduzierung von Such- und Ablagezeiten im Ablagesystem. Außerdem: Wenn Sie und andere immer genau wissen, wohin die Dokumente abgelegt werden sollen, dann ist es auch ganz einfach, sie wiederzufinden. Damit sind alle viel motivierter, die Ablage auf dem aktuellen Stand zu halten, und es sammeln sich erst gar keine Ablageberge mehr an.
Welche Fragen Sie sich für die Umstrukturierung Ihres Ablagesystems für jeden Dokumententyp stellen sollten, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside - Dem neuen Trainingsbrief für die effiziente und erfolgreiche Sekretärin und Assistentin. Fordern Sie heute noch diese Ausgabe kostenlos an ...
