Unser Beruf hat sich in den letzten Jahrzehnten erheblich verändert. Was gehört also heute in die moderne Stellenbeschreibung einer Sekretärin? Diese Frage beantwortet Ihnen der folgende Beitrag.
Das gehört in Ihre Stellenbeschreibung:
1. Stelleninhaber/in: Hier geben Sie den Namen und den extern erworbenen Titel an (Anna Mohn, Dipl.-Dolmetscherin).
2. Fachbereich/Abteilung/Gruppe: Geben Sie hier die genaue Bezeichnung der Organisationseinheit an, in der die Stelle angesiedelt ist (Personal, Abteilungssekretariat).
3. Bezeichnung der Stelle: Sie muss mit dem Organisationsplan übereinstimmen und die betriebliche Funktion widerspiegeln (Chefsekretärin, Abteilungssekretärin, Assistentin …).
4. Betrieblicher Titel: Geben Sie hier den Titel an, den Sie im Unternehmen führen, falls dieser von der Bezeichnung der Stelle abweicht (zum Beispiel „Handlungsbevollmächtigte“).
5. Vorgesetzter der Stelleninhaberin: Hier ist der direkte Vorgesetzte anzugeben. Wenn Sie längere Zeit für zwei Chefs arbeiten, geben Sie den unmittelbaren Personalvorgesetzten an.
6. Unterschriftenvollmacht: Was dürfen Sie unterschreiben? Bis zu welchem Betrag sind Sie zeichnungsberechtigt?
7. Unterstellte Mitarbeiter/innen: Geben Sie hier alle Mitarbeiter/innen an, die Ihnen entsprechend dem Organisationsplan direkt unterstellt sind.
8. Stellvertretung: Geben Sie an, wen Sie zu vertreten haben und wer Sie vertritt.
9. Kompetenzen: Hier geht es um die Vollmachten, die Ihnen erteilt wurden. Außerdem ist ein erforderlicher Unterschriftenzusatz (i. A., i. V. etc.) anzugeben. Bis zu welchem Betrag dürfen Sie Gelder allein anweisen?
10. Berichterstattung: Halten Sie hier fest, welche Informationen Sie an Ihre/n Vorgesetzte/n oder an andere Stellen übermitteln sollen.
11. Ziele der Stelle: Halten Sie hier die zentrale Aufgabe der Stelle zusammen mit der Zielsetzung fest. Diese Aufgabe sollte bei den Mitarbeitergesprächen und bei der Gehaltseinstufung von besonderer Bedeutung sein.
12. Zuständigkeiten: Hier sollten Sie die Aufgabengebiete aufführen, für die Sie verantwortlich sind: Veranstaltungsorganisation, Reiseplanung, Führen von Statistiken usw.
13. Zur Aufgabenerfüllung erforderliche Tätigkeiten im Einzelnen: Geben Sie hier die Tätigkeiten an, die Sie im Einzelnen verrichten.
14. Sonstige Aufgaben: An welchen Projekten arbeiten Sie abgesehen von Ihrer normalen Tätigkeit? Auch besondere Tätigkeiten wie Mitarbeit an der Betriebszeitung, Sanitätshilfskraft, Sicherheitsbeauftragte sind aufzuführen.