Die Urlaubsplanung unter Mitarbeitern geht nicht immer reibungslos vonstatten, weil die Urlaubswünsche zeitlich kollidieren. Die verschiedenen
Arbeitsbereiche und Abteilungen müssen aber auch in der Urlaubszeit
ausreichend besetzt sein. Als Sekretärin oder Sekretär können Sie Ihren Chef bei der Abstimmung der Urlaubsplanung maßgeblich unterstützen, damit die Harmonie im Team nicht von der bevorstehenden Urlaubsplanung gestört wird.
Ein Auszug aus der folgenden Tabelle zeigt Ihnen mögliche Maßnahmen, die Sie bei der Urlaubsplanung ergreifen können, und welche Vor-, aber auch Nachteile damit verbunden sind. Die vollständigen Tabelle für eine gelungene Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen finden Sie in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside. Klicken Sie hier ... und fordern Sie Ihr Kennenlernexemplar jetzt kostenlos an.
| Maßnahme | Vorteile | Nachteile |
| Urlaubsplanung aller Mitarbeiter bereits Anfang des Jahres | Wenn alle Mitarbeiter bereits sehr früh im Jahr die Zeit ihres Haupturlaubs in eine Urlaubsliste eintragen, kann Ihr Chef alle Abläufe im Unternehmen rechtzeitig darauf abstimmen und hat Planungssicherheit. | Mitarbeiter müssen ihre Urlaubsplanung sehr früh im Jahr abschließen und sind nicht mehr flexibel. |
| klare Urlaubsregeln für Mitarbeiter- gruppen | Wenn von vornherein klar geregelt, ist, wer bei der Urlaubsplanung den Vortritt hat (zum Beispiel Eltern mit schulpflichtigen Kindern in den Schulferien), gibt es keine Diskussion. | Zwischen Mitarbeitern mit und ohne Kindern kann Unmut aufkommen, wenn eine Gruppe immer bevorzugt wird. |
| Mindestbesetzung in der Urlaubszeit planen | Wenn Sie mit Ihrem Chef festlegen, welche Mindestbeset- zung in der Haupturlaubszeit notwendig ist, können die Urlaubsabwesenheiten darauf abgestimmt werden und die Zufriedenheit aller Kunden ist jederzeit gesichert. | Mitarbeiter müssen sich abstimmen und einigen. Konflikte können auftauchen. |
| für alle einsehbarer Urlaubskalender | Hierin sehen Mitarbeiter, wer sich bereits eingetragen hat und wann noch Zeiten für den eigenen Urlaub frei sind. Je früher sich jemand festlegen will, desto freier ist die zeitliche Auswahl. | Erfordert eigenständige Urlaubsabstimmung der Mitarbeiter und birgt Konfliktpotenzial. |
Wichtig: Behalten Sie bei der Urlaubsplanung auch den fairen Ausgleich zwischen Unternehmens- und Mitarbeiterinteressen im Blick. Das Miteinander sollte von gegenseitiger Rücksichtnahme geprägt sein. Wenn nur die Ziele des Unternehmens bei der Urlaubsplanung im Vordergrund stehen, leidet die Motivation. In dieser Richtung können Sie Ihren Chef ruhig einen Hinweis geben, wenn er die Unternehmensziele bei der Urlaubsplanung zu einseitig im Blick hat.
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