Jeden Morgen das gleiche Spiel: Der Posteingang ist voll. 30, 40, manchmal auch mehr E-Mails wollen bearbeitet werden. Doch nicht alle sind wichtig oder gleich dringend. Mit dem folgenden Tipp bringen Sie für sich, Ihren Chef und Ihre Kollegen mehr Übersicht in den elektronischen Posteingang.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Wenn Sie intern eine E-Mail verschicken, setzen Sie in die Betreffzeile vor den eigentlichen Betrefftext einen Hinweis, weshalb Sie diese E-Mail schreiben.
Beispiele
- Sie möchten einen Termin vereinbaren: „Termin – Projekt Bauhausstraße“.
- Sie benötigen dringend eine Entscheidung von einem Abteilungsleiter: „Entscheidung – Rücksprache wegen Besucher morgen Nachmittag“.
Mit diesem System können Sie auch die E-Mails Ihres Chefs vorsortieren. Bearbeiten Sie sie so weit wie möglich und ergänzen Sie dann die Betreffzeile durch Hinweise darauf, was noch zu tun ist.
Einfach die E-Mail öffnen, dann den Betreff ändern, die E-Mail schließen und das Speichern der Änderungen bestätigen.
- Er muss mit Ihnen darüber sprechen: „Rücksprache – Reise Shanghai“.
- Sie haben schon etwas für ihn erledigt: „Erledigt – Termin Dr. Pauls“.
Vorteil: Mit den ergänzenden Hinweisen, die zuerst in der Betreffzeile stehen, kann der Empfänger ganz schnell überblicken, was für ihn in diesem Augenblick wichtig ist.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Stellen Sie eine Übersicht möglicher „Hinweise-Wörter“ zusammen und verschicken Sie sie in der Abteilung mit der Bitte, dass alle sie verwenden. Wenn es Ihnen besser gefällt, schlagen Sie entsprechende Abkürzungen vor. Wir raten zwar grundsätzlich von der Verwendung von Abkürzungen ab, aber hier bieten sie sich wegen der Kürze ab.
Hier eine Auswahl von möglichen Wörtern
Aufgabe (A)
Eilt
Entscheidung (E)
Erledigt (Erl)
Zur Info
Priorität 1 (Prio1)
Termin (T)