Arbeitsunterbrechungen sind in Ihrem Job als Sekretärin und Assistentin unvermeidlich. Schließlich sind Sie eine wichtige Kommunikations- Schaltstelle in Ihrem Unternehmen: Interne und externe Anrufe, unerwartet vorbeischauende Kollegen und Vertreter gehören zu Ihrem Arbeitsalltag.
Ihre Hilfsbereitschaft und Ihr offenes Ohr werden so häufig in Anspruch genommen, dass Sie Schwierigkeiten bekommen, Ihre eigentliche Arbeit zu bewältigen. Und wenn Sie dann zum Beispiel auch noch ein wichtiges Projekt unter Zeitdruck fertig stellen müssen, können diese Störungen ausgesprochen lästig werden.
Mit den folgenden praxiserprobten Strategien und Tricks können Sie Arbeitsunterbrechungen reduzieren:
1. Verlagern Sie Ihre Projektarbeitszeit in die weniger störungsintensiven Morgen- oder Abendstunden.
2. Zeigen Sie Flagge. Sagen Sie Ihren Kollegen deutlich, wenn ein wichtiges Projekt ansteht und Sie nur in Notfällen gestört werden wollen.
3. Stellen Sie befristet Ihr Telefon um – auf die Zentrale oder auf eine Kollegin. Lassen Sie die Daten der Anrufer aufnehmen, und rufen Sie diese während Ihrer „offenen“ Arbeitszeit zurück.
4. Vereinbaren Sie mit Kollegen ein Zeichen. Normalerweise lassen Sie Ihre Bürotür offen. Wollen Sie aber nicht gestört werden, schließen Sie die Tür. Dann weiß jeder sofort Bescheid.
5. Sagen Sie auch einmal Nein. Wenn Sie gerade an einem wichtigen Projekt arbeiten, hat das Vorrang vor allem anderen.